Retningslinjer for profesjonell skriving og e-post
Innhold
- Retningslinjer for profesjonell skriving og e-post
- Kontaktinformasjon
- hilsen
- Letter of Letter
- Lukking
- Signatur
- Slik adresserer du et brev
- Formaterer korrespondansen
- Retningslinjer for brevskriving
- Eksempler og maler
- Korrekturleser og stavekontroll
Hva er den beste måten å skrive et profesjonelt brev på - med papirbrev eller e-post? Den ene er virkelig ikke bedre enn den andre. I noen tilfeller er det fornuftig å kommunisere via e-post, og noen ganger kan det hende du trenger å sende et tradisjonelt skrevet, trykt og signert brev. Uansett hva du velger, er det viktig å følge de beste profesjonelle brev- og e-postskrivingene og retningslinjene for format.
E-postadresse er raskere og enklere, men noen e-postmeldinger åpnes aldri, og avhengig av hvem du skriver til og hvorfor du skriver, kan det hende du blir bedt om å sende et skrevet og signert brev eller til og med laste det opp online.
Hvilken melding du velger, avhenger av hvem du kommuniserer med, og formålet med korrespondansen.
Retningslinjer for profesjonell skriving og e-post
Alle velskrevne brev inneholder flere seksjoner. Informasjonen du inkluderer i hver seksjon og det generelle formatet avhenger av om du sender et skrevet brev eller en e-postmelding.
Det er viktig at du kjenner til de forskjellige delene av en bokstav og hva som skal være oppført i hver enkelt. Du må også vite hvordan du adresserer og signerer både maskinskrevet og e-postkommunikasjon. De forskjellige delene av et brev er som følger:
- Kontaktinformasjon
- Hilsen (hilsen)
- Letter of Letter
- Lukking
- Signatur
Kontaktinformasjon
Måten du inkluderer kontaktinformasjonen på vil være forskjellig ut fra hvordan du sender brevet. I en e-postmelding vil kontaktinformasjonen din være på slutten av meldingen, mens kontaktinformasjonen i et skriftlig brev er øverst på siden. Her er hva du skal inkludere i kontaktinformasjonsdelen, samt eksempler på både skrevne bokstaver og e-postmeldinger.
hilsen
Hilsen er hilsningsdelen av brevet ditt med noe som "Kjære Mr. Peterson," eller "Til hvem det kan bekymre deg." Her er en liste over eksempler på brevhilsen som fungerer godt for profesjonell korrespondanse.
Letter of Letter
Stoffet på brevet ditt vil inneholde flere avsnitt. Første ledd skal inneholde en introduksjon og en kort forklaring av begrunnelsen din for å skrive. Andre ledd (og eventuelle følgende ledd) bør forklare begrunnelsene dine for å skrive ytterligere. Det siste avsnittet bør enten be om handling fra leseren, hvis du ber om noe, eller oppgi hvordan du vil følge opp. Sørg for å gjøre formålet med brevet klart. Leseren trenger å vite hva du ber om, og hvordan de kan hjelpe deg. Eller, hvis du tilbyr tjenester eller assistanse, må du sørge for at det er klart hva du kan tilby.
Lukking
Et brev lukkes med et begrep som "Med vennlig hilsen" eller "Med vennlig hilsen" etterfulgt av komma, deretter signaturen din hvis du sender et skrevet brev. Hvis du sender en e-postmelding, skriver du bare navnet ditt etter avsluttet.
Signatur
Finpussen til brevet ditt er signaturen din, som i en e-postmelding vil inneholde kontaktinformasjonen din.
Slik adresserer du et brev
Det er viktig å henvende seg til personen du skriver til formelt med mindre du kjenner dem godt.
Formaterer korrespondansen
Nå som du har all informasjonen du trenger å inkludere i meldingen, kan du gå gjennom standardformatet du vil bruke til brev og e-postmeldinger.
Retningslinjer for brevskriving
Neste trinn er å polere opp brevet ditt. Det skal være god plass mellom avsnitt og toppen og bunnen av siden. Du vil også velge en lesbar, profesjonell stil og størrelse på skriften. Hva du sier vil avhenge av grunnen til at du skriver, så pass på å skreddersy brevet ditt slik at det passer din personlige og profesjonelle situasjon.
Eksempler og maler
Å bruke en mal er en fin måte å starte ditt eget brev eller e-postmelding fordi du begynner med det grunnleggende formatet på plass. Bare fyll ut informasjonen i den aktuelle delen av brevet.
Det er nyttig å se på eksempler, fordi du får ideer til hva du skal si i din egen korrespondanse.
Korrekturleser og stavekontroll
Til slutt, før du skriver ut eller laster opp brevet eller sender e-postmeldingen, stavekontroll, grammatikkontroll og korrekturlesing.
Et tips for å sikre at det ikke er noen feil, er å lese det høyt. Du kan merke feilene du savnet bare ved å lese.
