Viktige presentasjonsferdigheter for suksess på arbeidsplassen

Innhold

• Hva er presentasjonsferdigheter?
• Presentasjonsfaser
• Typer presentasjonsferdigheter
• analytisk
• Organisasjon
• Ikke-verbal kommunikasjon
• Presentasjonsprogramvare
• Offentlig tale
• Forskning
• Verbal kommunikasjon
• skrive
• Flere presentasjonsferdigheter
• Hvordan få ferdighetene dine til å skille seg ut

Enten du er utøvende på høyt nivå eller en administrativ assistent, er å utvikle presentasjonsevne en nøkkel måte å klatre på i en kontorbasert jobb. Ledere tar beslutninger basert på informasjon som er delt i presentasjonsformat, og knapt noen virksomheter ombestemmer seg uten å først se en overbevisende presentasjon.

Ikke alle presentasjoner foregår i et formelt møte. Mange presentasjonsevner er relevante for en-til-en konsultasjoner eller salgssamtaler.

Det er viktig for enhver kontoransatt å vite hvilke trinn som går i å lage en effektiv presentasjon og hvilke presentasjonsevner som er viktigst for arbeidsgivere.

Å markere disse ferdighetene vil også hjelpe deg å skille seg ut under jobbsøkingen.

Hva er presentasjonsferdigheter?

Presentasjonsevner refererer til alle egenskapene du trenger for å lage og levere en tydelig og effektiv presentasjon. Mens det du sier under en presentasjon betyr noe, verdsetter arbeidsgivere også muligheten til å lage støttemateriell, for eksempel lysbilder. Det kan hende at din potensielle arbeidsgiver vil at du skal levere orienteringer og rapporter til kolleger, gjennomføre treningsøkter, presentere informasjon til klienter, eller utføre et antall andre oppgaver som involverer å snakke for et publikum.

Å gi engasjerende og lettfattelige samtaler er en viktig komponent i de sterke muntlige kommunikasjonsevner som er et jobbkrav for mange stillinger.

Presentasjonsfaser

Enhver presentasjon har tre faser: forberedelse, levering og oppfølging. Alle presentasjonsevner passer inn i en av disse tre fasene.

Forberedelse innebærer forskning og bygging av presentasjonen. Dette kan bety å lage hele teksten (eller i det minste skrive notater) og lage eventuelle lysbilder og annet støttende visuelt / lydmateriale. Du må også sørge for at det aktuelle lokalet er tilgjengelig og riktig satt opp på forhånd, og at projektoren fungerer (hvis du trenger en) og kobles til den bærbare datamaskinen. Du vil også øve på presentasjonen så mange ganger du trenger for å føle deg komfortabel med å levere den med letthet og selvtillit innen tiden som er gitt til presentasjonen.

Ferdigheter relatert til forberedelse inkluderer:

• Gjennomføre forskning relatert til presentasjonsemnet ditt
• Utarbeide diagrammer og grafer som viser forskningsresultatene dine
• Lær om publikum for å skreddersy presentasjonen bedre etter deres behov
• Lage digitale lysbilder
• Å dele opp en presentasjon i deler av rimelig lengde
• Å bruke statistikk effektivt for å overtale et publikum
• Innarbeide konkrete eksempler og historier for å illustrere poeng og opprettholde publikums oppmerksomhet
• Forbereder viderekoblinger eller digitale referanser slik at publikum ikke er opptatt av å ta notater
• Å markedsføre presentasjoner effektivt for å generere et passende publikum

Leveranse er den delen publikum ser. En god levering avhenger av nøye forberedelser og selvsikker presentasjon og krever sitt eget særegne ferdighetssett.

Ferdigheter relatert til levering inkluderer:

• Levere en oppmerksomt gripende åpning for en tale
• Gi et sammendrag av hva som vil bli dekket for å introdusere en presentasjon og gi kontekst
• Bruke kroppsspråk og øyekontakt for å formidle energi og selvtillit
• Pauser for å legge vekt på viktige punkter
• Modulerer vokaltone for vektlegging
• Artikulerer tydelig og smidig
• Injiserer humor
• Snakker med entusiasme og animasjon
• Prosjektering av selvtillit
• Oppsummerer sentrale punkter ved avslutningen
• Felt spørsmål for å avklare poeng

Følge oppinkluderer forsvarlig nedbryting og lagring av utstyr, kontakt med publikumsmedlemmer som du gikk med på å kommunisere videre, og oppfordre, samle inn og analysere tilbakemeldinger. I noen presentasjoner kan du samle informasjon fra publikumsmedlemmer - for eksempel navn og kontaktinformasjon eller fullførte undersøkelser - som du også må organisere og lagre.

Ferdigheter relatert til oppfølging inkluderer:

• Opprette et evalueringsskjema for å anmode om tilbakemeldinger fra deltakere
• Tolke tilbakemeldinger fra evalueringer og endre innhold og / eller levering for fremtidige presentasjoner
• Organisering av en database med deltagere for fremtidige presentasjoner
• Intervju sentrale deltakere for å få ytterligere tilbakemeldinger
• Send presentasjoner via e-post til deltakerne

Typer presentasjonsferdigheter

analytisk

De beste presentatørene forbedrer stadig sine ferdigheter. For å bli bedre, må du kunne se ærlig på resultatene dine, vurdere tilbakemeldingene du får og finne ut hva du trenger å gjøre for å forbedre deg. Det krever analytisk tenking.

Enda viktigere er at du må ha et godt grep om informasjonen du skal formidle til andre. Du må analysere publikum og være forberedt på å tenke raskt hvis du blir stilt spørsmål som tvinger deg til å demonstrere at du er fullstendig klar over materialet og dets implikasjoner.

• Problemfølsomhet
• rapportering
• kartlegging
• optimalisering
• Prediktiv modellering
• Problemløsning
• restrukturering
• Strategisk planlegging
• Integrering
• Prosessledelse
• Løpende forbedringer
• diagnostikk
• dissekere
• Vurderer
• Dømmekraft

Organisasjon

Du ønsker ikke å være personen som bruker halvparten av presentasjonstiden sin på å prøve å finne en kabel for å koble den bærbare datamaskinen til projektoren. Mange ting kan gå galt rett før en presentasjon, og de vil sannsynligvis gjøre det, med mindre du er organisert.

Presentasjonsforberedelse betyr også å holde oversikt over notater, informasjon og start / stopptider.

En presentasjon som er over halvparten av den tildelte tiden er problematisk, og det samme er en som er for langvarig.

Til slutt vil du lese korrektur og finjustere alt materialet du planlegger å bruke til presentasjonen.

• Arrangementsplanlegging
• revisjon
• Referansemåling
• prioritering
• journalføring
• planlegging
• Nøyaktig
• Rask tenkning

Ikke-verbal kommunikasjon

Når du snakker med et publikum, kan måten du presenterer deg på være like viktig som hvordan du presenterer informasjonen din. Du vil fremstå selvsikker og engasjerende. Du kan gjøre dette gjennom god kroppsholdning, bruk av håndbevegelser og å lage øyekontakt med publikum. Øv din nonverbale kommunikasjon ved å filme deg selv gjennom å gjøre en praksispresentasjon og observere kroppsspråket ditt nøye.

• Aktiv lytting
• peiling
• Kroppsholdning
• Selvtillit
• Emosjonell intelligens
• Respekt
• Tilrettelegge for gruppediskusjon
• Bevissthet om etnisk, politisk og religiøs mangfold

Presentasjonsprogramvare

Microsoft PowerPoint er den dominerende programvaren som brukes til å lage visuelle hjelpemidler for presentasjoner. Lær å bruke den godt, inkludert spesialfunksjonene utenom grunnleggende maler som virkelig kan vekke en presentasjon. Selv om noen andre forbereder lysbildefremvisningen for deg, vil det hjelpe å vite hvordan du bruker programvaren i tilfelle endringer i siste øyeblikk.

• Microsoft Office
• Design
• Keynote
• Google Slides
• Adobe Presenter

Offentlig tale

Du må fremstå som komfortabel og engasjerende når du snakker for et levende publikum, selv om du ikke er det. Dette kan ta mange års praksis, og noen ganger er ikke offentlig tale for bestemte mennesker. En ubehagelig programleder er en utfordring for alle. Heldigvis kan offentlige taleferdigheter bli bedre med praksis.

• artikulasjon
• engasjement
• Vurdere behovene til publikum
• rådgivning
• Håndtering av vanskelige spørsmål
• Kontrollere prestasjonsangst
• utenatlæring
• Modulerende vokaltone

Forskning

Forskning er det første trinnet i å forberede de fleste presentasjoner og kan variere fra en flerårig prosess til å bruke 20 minutter på nettet, avhengig av kontekst og emne. I det minste må du være i stand til å tydelig ramme forskningsspørsmål, identifisere passende informasjonskilder og organisere resultatene.

• brainstorming
• Samarbeid
• Big data analytics
• Business intelligence
• beregning
• Saksanalyse
• Årsaksforhold
• klassifisering
• Sammenlignende analyse
• Datatolkning
• Deduktiv resonnering
• Induktiv resonnement
• Søkemotor forskning

Verbal kommunikasjon

Offentlig tale er en form for muntlig kommunikasjon, men du vil trenge andre former for å gi en god presentasjon. Spesielt må du vite hvordan du svarer på spørsmål. Du bør være i stand til å forstå spørsmål som blir stilt av publikum (selv om de er rare eller dårlig formulerte) og gi respektfulle, ærlige og nøyaktige svar uten å bli emneløs.

• Aktiv lytting
• Fokus
• Empati
• Håndtering av vanskelige spørsmål
• Selvsikkerhet
• rådgivning
• Bekreftelse
• Forkynnelse

skrive

Du trenger eller trenger kanskje ikke et skriftlig manus, men du trenger å planlegge hva du skal si, i hvilken rekkefølge du vil si det, og på hvilket detaljnivå. Hvis du kan skrive et sammenhengende essay, kan du planlegge en presentasjon.

• Grammatikk
• Staving
• Ordforråd
• korrekturlesing
• Bygning av konturer
• Ta notater
• Dokumentoppslag

Flere presentasjonsferdigheter

• oppsummer
• Salgs
• Overtalelse
• Gi anekdoter for å illustrere et poeng
• Humor
• Opplæring
• øving
• Utforming av utdelinger
• Erkjenner og motarbeider innvendinger
• Still inn sonderingsspørsmål for å få mer detaljert informasjon om spesifikke problemer
• Motta kritikk uten forsvarsverk
• Avstår fra å snakke for ofte eller avbryte andre
• Å forutse andres bekymringer
• Produktkunnskap
• SWOT-analyseformat
• Støttende uttalelser med bevis
• flerspråklig
• kontrakter
• Jobber med anmeldere
• Konsistens
• Utvikling og vedlikehold av standard driftsprosedyrer (SOP)
• Utvikle en proposisjonsuttalelse
• kreativitet
• Logikk
• Skape og administrere forventninger
• Motivasjon
• coaching

Hvordan få ferdighetene dine til å skille seg ut

INKLUDERER ferdigheter på ditt CV: Hvis det er aktuelt, kan du nevne disse ordene i CV-sammendraget eller overskriften.

HØYDEFRITTIGHETER I DETTE BREVET: Nevn en eller to spesifikke presentasjonsevner og gi eksempler på tilfeller når du demonstrerte disse egenskapene på arbeidsplassen.

VIS DIN PRESENTASJONSFERDIGHETER I JOBBINTERVIEGER:I løpet av intervjuprosessen kan det hende du blir bedt om å gi en prøvepresentasjon. I dette tilfellet vil du legemliggjøre disse ferdighetene under presentasjonen. For eksempel vil du ønske å demonstrere muntlige kommunikasjonsevner ved å snakke tydelig og konsist under hele presentasjonen.