Hvordan organisere en vellykket mediebegivenhet

Innhold

• Start med en pressemelding
• Se telefonsamtalene
• Planlegg arrangementets tid nøye
• Ikke prøv å gjøre alt
• Gjør det enkelt å komme seg inn (og ut)
• Tenk på det visuelle
• Ikke glem et pressesett
• Forsikre deg om at mediekontakten er tilgjengelig
• Bruk ansatte med erfaring
• Forbered uttalelsen på forhånd
• Hva om reporteren ikke viser?

En av de enkleste måtene for bedriften å motta gratis medieeksponering - ofte kjent som "tjente medier" - er gjennom mediehendelser. Enten du går sammen med flere sponsorer for å hjelpe de mindre heldige, eller holder en pressekonferanse for å kunngjøre en produktutgivelse, er det visse trinn du bør følge for å organisere en vellykket medieevent.

Start med en pressemelding

Å sende ut pressemeldingen din vil hjelpe media med å avgjøre om historien din er verdig nok til dekning. Derfor hjelper det å holde pressemeldingen enkel og aldri bruke noen sprøytenarkoman. Stasjoner og aviser leter etter nyheter; de leter ikke etter et salgspiel.

Du har et vindu for å sende ut pressemeldingen. Du vil ikke sende den ut for tidlig, og da blir den glemt eller begravet, og du vil ikke sende den ut for sent når andre historier allerede er blitt tildelt, og de kan ganske enkelt ikke passe til arrangementet ditt i Generelt to til tre dager før arrangementet ditt er nok avansert varsel til å gi pressetiden tid til å planlegge journalister.

Du vil også være sikker på at du tar med veibeskrivelse og eventuelle spesielle instruksjoner i pressemeldingen. Hvis selskapets hovedkvarter er på ett sted, men arrangementet ditt er på anlegget ditt 30 kilometer unna, må du gjøre dette klart i utgivelsen.

Se telefonsamtalene

Etter at du har sendt pressemeldingen din, kan du ringe redaksjonen i avisene eller produsentene på TV-stasjonene for å bekrefte at de mottar den. Det er alt du trenger å spørre.

Det vil ofte åpne for samtalen for dem å fortelle deg om de tror de kan komme eller ikke. Men selv om det ikke gjør det, vil du ikke spørre om de kommer. De vil være der hvis de kan, men ikke vil gi noen løfter.

Husk at nyheter eller tunge nyhetsdager kan forhindre dem i å komme i siste øyeblikk. Du vil ikke plage dem for å se om de kommer, selv på begivenhetsdagen når du står der og venter på at journalister skal dukke opp.

Du vil også se på tiden du ringer. Ringer klokka ti før kl. 17.00 kan virke som slutten av dagen for deg, men for en produsent er det ti minutter til en nattlig nyhetssending. De beste tidene å ringe er vanligvis rundt 10:00 og mellom 1:00 og 14:30.

Planlegg arrangementets tid nøye

Alle jobber med tidsfrister. Aviser har fastsatte tider de legger neste dags utgave i seng. Det betyr at hvis de kommer til ditt arrangement kl 17:00. torsdag kan det hende at dekningen ikke vises før på lørdag.

TV-stasjoner har generelt en morgen, middag, 5:00, 6:00, 10:00 og / eller 11:00 p.m. nyhetssendinger i løpet av uken, avhengig av TV-markedet. Få dekning hvis mediehendelsen starter klokken 16:00. kan være veldig vanskelig. De vil ikke bare hoppe inn i nyhetsbilen deres og kjøre som gale for å få båndet ditt på lufta innen 5:00. Det er et manus som må skrives og et bånd som må redigeres.

Planlegg arrangementstiden din slik at det ikke bare er praktisk for reporterne, men også øker sjansene dine for å få mer øyeblikkelig eksponering.

Ikke prøv å gjøre alt

Så fristende det kan være å bli regissør, ikke fortell reporteren, fotografene eller videografene hvilke skudd du vil ha dem. Du vil etablere et visst forhold til dem og innlede et forhold til avisen eller TV-stasjonen. Du vil ikke vinne noen venner ved å fortelle dem hvordan de skal gjøre jobben sin.

Gjør det enkelt å komme seg inn (og ut)

Hvis du holder arrangementet på ditt 50 000 kvadratmeter store anlegg og området du lar medier befinne seg på baksiden av bygningen, kan du gi dem så enkel tilgang som mulig. Ikke la dem parkere på forsiden av bygningen, og deretter slepe utstyret helt til baksiden hvis du kan hjelpe det. Hvis det er en måte å kjøre på baksiden, kan du gi media beskjed om veibeskrivelsen i pressemeldingen din og tydelig merke veien når de ankommer.

Du vil også vurdere hvilket område av anlegget ditt som er strengt utenfor grensen. Hvis du for eksempel ikke kan unngå en lang tur, vil du virkelig at media skal gå gjennom hele bygningen med kameraer? Det betyr ikke at de kommer til å begynne å skyte hva de vil. Men mange selskaper har strenge retningslinjer for hvor kameraer og ikke-ansatte kan gå av proprietære grunner.

Tenk på det visuelle

Tenk nøye på bildene dine. Gi media så mye praktisk erfaring som mulig. Det å snakke om et produkt i en halvtime og så henvise til bildet i brosjyren er noe media ikke engang trenger å vise seg frem til. Husk at de gir grafikken videre til potensielle kunder - seerne eller leserne - så det er viktig å ha publikum i tankene, slik at du kan få den dekningen du trenger.

Ikke glem et pressesett

Inkluder informasjonen om arrangementet ditt, og del det ut til media. Denne informasjonen vil hjelpe dem med å skrive historien, men hjelper deg også med å ha mer kontroll over nyhetene siden du gir dem den viktige informasjonen.

Forsikre deg om at mediekontakten er tilgjengelig

Ikke glem å gjøre din mediekontakt tilgjengelig for spørsmål. Hvis en reporter har flere spørsmål, må de raskt kunne få tak i mediekontakten din. Sørg for å inkludere mediekontaktens telefonnummer og all annen kontaktinformasjon i pressesettet.

Bruk ansatte med erfaring

Du trenger ikke å begrense talspersoner for arrangementet ditt til din egen mediekontakt. Hvis en ansatt kan gi en bedre lydbitt fordi de har hatt mer erfaring med å utvikle og jobbe med et bestemt produkt, gjør du for all del tilgjengelig for spørsmål.

Forbered uttalelsen på forhånd

Hvis du planlegger å snakke med kameraet eller med en avisreporter, bør du tenke på hva du vil si på forhånd. Det kan hjelpe å ha en venn som ikke er kjent med virksomheten din til å lese over pressesettet og stille spørsmål de har. Kom med en liste over svar fra disse spørsmålene, så vel som litt idédugnad. Du vil ikke høres innøvd, men du vil ikke høres uforberedt eller si "Umm ..." mye heller.

Du vil også vurdere de forskjellige medietypene. Avisen har andre behov enn TV og omvendt. En avisreporter stiller deg kanskje spørsmål som er mye annerledes enn en TV-reporter. Hvert medium har forskjellige måter å presentere nyhetene dine på, slik at de trenger den typen som passer best for publikum.

Hva om reporteren ikke viser?

Det kan godt hende at stasjonen eller avisen sender en fotograf eller videograf i stedet for en reporter. Det betyr ikke at historien din ikke er viktig for dem. De ville ikke være der hvis de ikke hadde tenkt å gi historien din dekning, så behandle den som dukker opp veldig bra.

Hvis en videograf lader utstyret sitt, må du ikke gi dem et pressesett akkurat da. Tilby å bære det for dem til de har klart å få skuddene de trenger. Hvis du behandler dem som en annenrangsborger, kommer det tilbake til stasjonen og kan skade sjansene dine for fremtidig dekning.