Bruke organisasjonskart som et styringsverktøy

Innhold

• "Standard" organisasjonskart
• Forvirrende organisasjonskart
• Organisasjonskart som et styringsverktøy
• Måten det skal gjøres på
• Måten et orgeldiagram skal være

Organisasjonskart, eller kort, er brukt for å vise mennesker den tiltenkte strukturen til en organisasjon. Denne "formelle" organisasjonen er ment å gjenspeile maktstrukturen til selskapet. Noen ganger tjener Org-diagrammer bare til å forvirre folk om hva strukturen egentlig er. Dette er vanligvis ikke med vilje, men reflekterer heller forvirringen hos de involverte.

Det er imidlertid også mulig å bruke et Org Chart som et styringsverktøy for å fremme oppnåelsen av organisasjonens mål. Vi vil undersøke typiske eksempler på "standard" Org Charts. Vi vil se på forvirrende Org Charts. Til slutt vil vi diskutere bruken av Org Chart som et styringsverktøy.

"Standard" organisasjonskart

Standard organdiagrammer brukes vanligvis for å vise mennesker den tiltenkte strukturen i organisasjonen. Denne "formelle" organisasjonen er ment å gjenspeile maktstrukturen til selskapet. Ofte gjenspeiler det bare ansvarsstrukturen. Den virkelige kraften i organisasjonen følger ofte kommunikasjonslinjer i stedet for linjer i Org Chart.

Diagrammene er vanligvis pyramidale i form. De viser den ansvarlige øverst. Nedenfor er grupperte underordnede, vanligvis i gradvis mindre bokser. Vanligvis oppfattes individer vist på samme horisontale nivå i Org Chart for å være "jevnaldrende" i organisasjonen.

Dette organskartet fra Imperial College's Department of Computing (DOC) er typisk for pyramiddiagrammet. Instituttleder har fem direktører som rapporterer til ham direkte, pluss et nestleder og et søkekomité. Hver av direktørene har sine direkte rapporter vist i de grønne ovalene under deres utvalg.

Forvirrende organisasjonskart

Noen ganger kan Org-diagrammer forvirre folk om strukturen egentlig er. Dette er vanligvis ikke med vilje, men reflekterer heller forvirringen hos de involverte. Hvis du er usikker på gruppens funksjonelle forhold, eller hvis de ofte endres, er det praktisk talt umulig å diagramme dem nøyaktig.

Det kanskje vanligste stedet å finne forvirrende Org Charts er i den amerikanske føderale regjeringen. Orgdiagrammet for Oak Ridge National Laboratory's Computer Science & Mathematics Division formidler ikke raskt en forståelse av organisasjonens struktur. Det ser ut til å antyde at elleve funksjoner rapporterer direkte til direktøren.

Selv om spennet av kontroll (antall direkte rapporter som en leder effektivt kan føre tilsyn med) varierer betydelig, har vi vanskelig for å tro at dette er en optimalt fungerende organisasjon. Noen av funksjonenes ledere er sannsynligvis "mer likeverdige". Hvis vi skulle kartlegge kommunikasjonsstrømmen i denne organisasjonen, og hvor mye tid hver underordnede brukte sammen med direktøren, vil noen av de direkte rapportene sannsynligvis måtte omklassifiseres som underordnede andre funksjoner.

Organisasjonskart som et styringsverktøy

Orgdiagrammer er vanligvis en reaktiv, snarere enn en proaktiv enhet. Vi har opprettet en organisasjon eller latt en utvikle seg, og den har vokst. Det er ikke lenger klart for menneskene i organisasjonen, eller menneskene de har samspill med, som er ansvarlige for hva. Så vi tegner opp en haug med bokser og linjer for å vise alle som gjør hva. Så legger vi til streker og lignende kunstige enheter for å vise at det vi tegnet først ikke alltid er tilfelle.

Et bedre alternativ er imidlertid å lage et Org Chart som reflekterer hvor du vil at organisasjonen skal gå, i stedet for bare å gjenspeile hvordan det er nå. Hvis du vil ha en flat, horisontal organisasjon, tegner du Org Chart på den måten. Vis at seks eller åtte (eller til og med elleve som vi så ovenfor) ledere rapporterer til VP. Vis at alle ti programmerere rapporterer direkte til prosjektleder.

Hvis organisasjonen din er avhengig av kvalitetssirkler eller produksjonsteam for å utføre oppdraget, bør du vise det i Org Chart. Føler meg ikke til å holde seg til horisontale grupperinger og vertikale linjer. Hvis dine ansatte tydeligere vil forstå rollene sine ved å gjøre det, kan du bruke sirkler, omvendte trekanter eller hva annet du trenger.

Det er mange programvareprodukter på markedet som hjelper deg med å vise hvordan du vil at organisasjonen din skal fungere. OrgPlus er et eksempel på hvilke verktøy som kan brukes til å tydeliggjøre mange aspekter av virksomheten, inkludert Org Charts.

Måten det skal gjøres på

Eksemplet nedenfor er en representasjon av et orgdiagram, noe som imponerte meg veldig. Den ble utgitt for å innlede en ny tid for et selskap som krevde kreativ, ny handling fra alle ansatte.

Den viser tydelig den flate, horisontale strukturen som er ment å fremme kommunikasjon og innovasjon. Det viser tydelig teamet som er dannet av de to øverste offiserene, noe som indikerer hva de ansatte forventes å gjøre. Likevel beholder den de entydige linjene til det endelige ansvaret. Presidenten leder tydelig selskapet, men alle andre vet at de må gjøre sitt for å lykkes.

Måten et orgeldiagram skal være

Det er fortsatt for tidlig å si om dette Org Chart vil ha ønsket effekt. Den har vært på plass bare et par uker. Bedriftsoffiserene har imidlertid tydelig brukt det som et effektivt styringsverktøy for å hjelpe organisasjonen mot nye mål.