Grunnleggende prosjektledelse 101

Innhold

• Hva er prosjektledelse?
• Elementene i et prosjekt
• Det viktigste elementet: Omfang
• ressurser
• Tid
• Penger
• Prosjektledelse er en kunst og en vitenskap

Prosjektledelse er en av de mest kritiske komponentene i en vellykket virksomhet. Det påvirker inntekter og forpliktelser, og det samhandler til slutt med kundenes eller kundetilfredshet og oppbevaring. Din bedrift har kanskje bare ett prosjekt om gangen, mens andre større selskaper og enheter kan sjonglere flere prosjekter samtidig. I sin natur er prosjekter midlertidige.

Prosjekter er et middel mot et mål, og målet blir etter hvert nådd. Virksomheten din kan komme videre til et annet prosjekt ... eller ikke. Det kan ha vært et engangsmål.

Prosjekter gir et voksende behov i arbeidsstyrken. Project Management Institute estimerte at det i løpet av perioden 2010-2020 vil bli lagt til over 15 millioner nye prosjektlederstillinger over hele verden.

Hva er prosjektledelse?

Prosjektledelse er ikke hele driften av selskapet ditt. Det er bare ett segment, et spesifikt prosjekt med en detaljert plan for hvordan du og din virksomhet skal nå det målet. Det er en plan detaljert i en serie trinn, hver av dem er like viktige som de andre. Du må oppnå en for å gå videre til den neste.

Tenk på prosjektledelse som en stige du må klatre. Du kan ikke hoppe til toppen. Du må ta den runget av ringet for størst mulig effektivitet. Teamet ditt må bruke verktøyene som er gjort tilgjengelig for dem, så vel som deres kompetanse og kunnskap for å utføre hvert trinn og gå videre til det neste.

Det er lett nok å si at du vil komme til boks A, så du kommer til å ta 25 skritt i den retningen. Men du må også ta tidshensyn i prosjektplanen din, og du må sannsynligvis jobbe innenfor et budsjett. Du kan gjennomsøke de 25 trinnene, eller du kan jogge. Det avhenger av hvor raskt du må komme dit for en vellykket gjennomføring av prosjektet. Du kan spare penger ved å reise til fots, eller du kan leie en sjåfør. Det avhenger av budsjettet du har brukt til prosjektet.

Det er ingen tilnærming, system eller plan for en størrelse-passer til alle. Hvert prosjekt du og din bedrift takler, vil mest sannsynlig ha tidslinje, mål og budsjett. Derfor er det så viktig å ha en kunnskapsrik, talentfull prosjektleder på plass for å kjøre showet.

Elementene i et prosjekt

En vellykket prosjektleder må samtidig administrere fire grunnleggende elementer i et prosjekt. Disse elementene henger sammen.

• Omfang: Dette innebærer prosjektets størrelse, mål og krav.
• ressurser:Du trenger folk, utstyr og materialer på plass.
• Tid: Dette tar ikke bare opp hvor lang tid prosjektet vil ta totalt sett. Det må deles inn i oppgavens varighet, avhengighet og kritisk vei.
• Penger:Få et godt grep om kostnader, betingelser og overskudd.

Det viktigste elementet: Omfang

Prosjektomfanget er definisjonen av hva prosjektet skal oppnå og budsjettene for tid og penger som er skapt for å nå disse målene. Enhver endring i omfanget av prosjektet må ha en samsvarende endring i budsjett, tid, ressurser eller alle tre.

Hvis prosjektomfanget er å konstruere en bygning for å huse tre widgets på et budsjett på $ 100 000, forventes prosjektleder å gjøre det. Hvis omfanget endres til et bygg for fire widgets, må prosjektlederen skaffe seg en passende endring i tid, penger og ressurser.

ressurser

Det er tre aspekter ved å forstå og administrere ressurser: mennesker, utstyr og materiale.

En vellykket prosjektleder må effektivt administrere ressursene som er tildelt prosjektet, inkludert medlemmer av prosjektgruppen, leverandøransatte og underleverandører. Han må sørge for at de ansatte har ferdighetene og verktøyene de trenger for å fullføre jobben, og han må kontinuerlig overvåke om han har nok folk på plass til å fullføre prosjektet på fristen. Jobben hans er å sikre at hver person forstår oppgaven og prosjektfristene.

Seniormedlemmet i hver gruppe av ansatte rapporterer til prosjektlederen når han leder direkte ansatte, men ansatte kan også ha en linjeleder som gir teknisk retning. I en matrisestyringssituasjon som et prosjektgruppe, er prosjektlederens jobb å gi prosjektretning til linjelederne. Å håndtere underentrepriser på arbeidskraft betyr vanligvis å styre teamledelsen for underentreprenørene, som igjen styrer disse arbeiderne.

En prosjektleder må ofte anskaffe utstyr og materialer og administrere bruken av dem også slik at teamet kan fungere effektivt. Han er ansvarlig for å ha riktig utstyr og materiell på riktig sted til riktig tid.

Tid

De tre elementene i vellykket tidsstyring er oppgaver, tidsplan og kritisk vei.

Bygg prosjektplanen ved å oppgi, i rekkefølge, alle oppgavene som må fullføres. Noen må gjøres i rekkefølge mens andre kan overlappe hverandre eller gjøres i tandem. Tildel en varighet til hver oppgave. Tildel nødvendige ressurser. Bestem forgjengerne - hvilke oppgaver som må fullføres før andre - og etterfølgere, oppgavene som ikke kan starte før etter at hver annen oppgave er fullført. Dette aspektet av prosjektledelse blir noen ganger referert til som fosseforvaltning fordi en oppgave følger en annen i mer eller mindre sekvensiell rekkefølge.

Programstyringsprogramvare kan forenkle oppgaven med å lage og administrere prosjektplanen.

Noen oppgaver har litt fleksibilitet i de nødvendige start- og sluttdatoer. Dette kalles "flyte." Andre oppgaver har ingen fleksibilitet. De har null flyter. En linje gjennom alle oppgavene med null float kalles the kritisk bane. Alle oppgaver på denne banen - og det kan være flere, parallelle stier - må fullføres i tide for at prosjektet skal komme inn innen fristen. Prosjektlederens viktigste tidsstyringsoppgave er å overvåke den kritiske veien.

Penger

De tre hensynene til å forvalte penger er kostnader, betingelser og overskudd.

Hver oppgave har en kostnad, enten det er arbeidstimene til en dataprogrammerer eller kjøpesummen for et kubikk verft av betong. Hver av disse kostnadene blir estimert og totalt når du utarbeider prosjektbudsjettet.

Noen estimater vil være mer nøyaktige enn andre. Prosjektbudsjettet bør derfor inkludere et beredskapsfradrag - penger som er avsatt i budsjettet "bare i tilfelle" at de faktiske kostnadene for en vare er veldig forskjellige fra anslaget.

Profitt er pengene selskapet ønsker å tjene på oppgaven. Det blir lagt på toppen av kostnadene.

Så et prosjektbudsjett er sammensatt av de estimerte kostnadene, pluss beredskapen, pluss eventuelt overskudd. Prosjektlederens jobb er å holde de faktiske kostnadene til eller under den estimerte kostnaden og å maksimere profittet selskapet tjener på prosjektet.

Prosjektledelse er en kunst og en vitenskap

Vellykket prosjektledelse tar praksis. Disse ideene kan gi deg en grunnleggende forståelse av prosjektledelse, men anser det som bare en begynnelse. Hvis din jobb- eller karrierevei inkluderer prosjektledelse, og hvis du vil forbedre ferdighetene dine, kan du snakke med vellykkede prosjektledere, lese og øve. Prosjektledelse kan være en veldig givende karriere.