Kontorassistent ferdighetsliste og ansvar
Innhold
Kontorassistentstillinger (lik personlige assistenter) finnes i alle bransjer, og deler et ganske stort sett med ferdigheter. Kontorassistenter er noen ganger kjent som sekretærer eller administrative assistenter, men det de gjør er å hjelpe til i et kontor. Enten kontoret tilhører et advokatfirma, en medisinsk praksis, en utdanningsinstitusjon eller et selskap, er behovene like; noen må arkivere poster, vedlikeholde tidsplaner og ta seg av rutinemessig kommunikasjon på vegne av folkene som bruker kontoret. At noen kan være deg.
Kontorassistent jobbansvar
Mens kontorassistentstillinger generelt ligner hverandre, er jobben fortsatt variabel - den varierer bare fra dag til dag, i stedet for fra kontor til kontor. I dag kan du fungere som resepsjonist, i morgen kan det være nødvendig å reparere skriveren, og dagen etterpå må du ta hele arkivskapet inn i det tjueførste århundre. Du trenger et veldig bredt ferdighetssett for å lykkes.
Kontorassistenter er blant de store usungne heltene i forretningsverdenen, fordi når du gjør jobben din riktig, er det ingen som legger merke til at kontoret ser ut til å drive seg selv. Men noen liker det fartsfylte, men likevel fleksible arbeidet, følelsen av å være kjernen i alt. Og en god sekretær kan fremdeles finne arbeid nesten hvor som helst, i alle slags organisasjoner.
Slik bruker du ferdighetslister
Du kan bruke disse ferdighetslistene gjennom jobbsøkingsprosessen. For det første fungerer navnene på disse ferdighetene som nøkkelord, så bruk så mange du kan når du skriver CV. Ikke stol på å ansette veiledere for å finne ut at du har det de vil, fortell dem direkte.
For det andre kan du bruke de samme nøkkelordene i følgebrevet. Fokuser spesielt på de som den potensielle arbeidsgiveren din bryr seg mest om. Du må gjøre forskningen din, for mens kontorassistentjobber ofte er like, varierer ansettelsesveiledere i prioriteringene deres. Stillingsbeskrivelsen vil sannsynligvis inneholde en liste over nødvendige ferdigheter. Vær oppmerksom på det.
Endelig kan du bruke denne diskusjonen til å planlegge intervjuet. Forsikre deg om at du har klar minst ett eksempel på en gang du demonstrerte ferdigheter fra hver kategori oppført her.
Det kan også hjelpe å gjennomgå listene våre over ferdigheter oppført etter jobb og typer ferdigheter.
Topp kontorassistent ferdigheter
Verbal kommunikasjonsferdigheter: Kommunikasjon er en kritisk myk ferdighet for en kontorassistent. Du må samhandle med din veileder, medkontoransatte, fagfolkene du bistår, og muligens klienter eller personer i andre kontorer i samme organisasjon. Dere jobber alle som et team, og dere er dens viktigste kommunikasjonsnav. Du må være munter, nyttig, godt informert, artikulere og være en god lytter hver dag.
- Svartelefoner
- Klientforhold
- Kommunikasjon
- Videresende telefonsamtaler
- Melding tar
- Ruter telefonsamtaler
- Sentralbord
- Telefon
- Verbal kommunikasjon
Skriftlige kommunikasjonsferdigheter: De fleste kontorassistenter skriver mye. De kan skrive notater, fylle ut skjemaer eller utkast til brev eller e-post. Noen lager innhold for selskapets nettsted eller redigerer tekst for andre. Tydelig, profesjonell skriftlig kommunikasjon er et must.
- Korrespondanse
- e-post
- Post
- utsendelser
- Typing
- Tekstbehandling
- Skriftlig kommunikasjon
vennlighet: En kontorassistent kan være den første personen en klient ser når han kommer inn på kontoret. Hvis kontorets viktigste beboer tilfeldigvis er ute for øyeblikket, kan kontorassistenten være den eneste personen besøkende samhandler med. Du må være klar til å hilse alle besøkende med et smil og et snill ord og hjelpe dem med hva de trenger så langt du kan. Så gode mellommenneskelige ferdigheter er en nødvendighet.
- Kundeservice
- Dirigere besøkende
- fleksibel
- Vennlig
- Hilsen gjester
- Mellommenneskelige
- Positiv holdning
- Pålitelighet
- Velkommen besøkende
Teknologiske ferdigheter: I gamle dager gjorde sekretærer mye maskinskriving. Tidene har endret seg, og det samme har teknologi, men kontorassistenter kan fortsatt forvente å bruke god tid foran et tastatur. I stedet for en skrivemaskin, må du kjenne deg til en rekke programmer. Å gjøre noe med lysteknisk støtte og hvordan du fikser en gjengjeldende skriver skader ikke det.
- Datamaskin
- utmerke
- Internett
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- Quickbooks
- Teknologi
Organisasjon: Kontorassistenter må være ekstremt organiserte for å effektivt sjonglere mange oppgaver. Du må også bidra til å holde andre organisert, fra å opprettholde kalendere til å holde kontoret ordnet.
- Administrativ støtte
- avtaler
- Billing
- kalendere
- geistlige
- Dataregistrering
- Leverer post
- Elektronisk arkivering
- Utgiftsrapporter
- filing
- Resepsjon
- Pengehåndtering
- Kontoroppgaver
- Kontorutstyr
- Kontorutstyr inventar
- Kontorrekvisita
- Kontorstøtte
- Organisasjon
- Papirarbeid
- Shipping
Problemløsing av ferdigheter: Problemløsing, eller kritisk tenkeevne, er viktig for enhver kontorassistent, ettersom du ofte vil være personen andre kommer med spørsmål eller problemer.
- Koordinere kontoraktiviteter
- møter
- Problemløsing av ferdigheter
- Svar på henvendelser
- planlegging
- Screening og dirigering av samtaler
- regneark
- Teamwork
- Tidsfordriv
- Reisearrangementer
