Gi sjefen din tillit med en risikostyringsplan

Innhold

• Hva er risikostyring i prosjektledelse?
• Planlegging av risikostyring
• En 5-trinns risikostyringsprosess
• Trinn 1: Start
• Trinn 2: Identifiser
• Trinn 3: Evaluer
• Trinn 4: Plan svar
• Trinn 5: Gjennomfør

De beste prosjektlederne har full tillit fra sin linjeleder og prosjektsponsor. Eksekutivene bak prosjektene deres tror dem når de sier at de trenger ekstra finansiering, mer ressurser eller hjelp til å løse et problem.

Når du jobber i risikable situasjoner, trenger du riktig sett. Som en turgåer med en ryggsekk med tau og stegjern, trenger du verktøyene for å håndtere prosjektrisiko.

Du kan øke lederens tillit til prosjektet ditt med en risikostyringsplan. En enkel fem-trinns prosess kan enorme transformere hvordan sjefen din ser prosjektet ditt (og deg).

Hva er risikostyring i prosjektledelse?

Risikostyring i prosjektledelse er prosessen med å identifisere, vurdere og svare på prosjektrisiko.

Prosjektrisiko er ting som kan påvirke prosjektet (positivt eller negativt, men generelt tolker folk risiko som hendelser som vil ha en negativ innvirkning på prosjektet).

Enten prosjektet ditt er stort eller lite, vil det ha risiko forbundet med det. Disse risikoene kan være alt fra risikoen for at skoleparaden din blir regnet til risikoen for prisøkning til en kritisk del av det nye kretskortet.

Prosjektrisiko, hvis ikke administrert riktig, kan gjøre det vanskeligere å levere prosjektet ditt. Ukontrollerte risikoer kan legge til tid til timeplanen din, jobbe til tiden din og pengene til budsjettet. Ledere blir nervøse for denne typen ting. Alt dette kan unngås med en risikostyringsplan.

Planlegging av risikostyring

En risikostyringsplan er en flott måte å øke din egen tillit til prosjektgruppens evne til å levere - og det smitter over til å øke lederens selvtillit. Du vil at de skal tro at du kan gjøre det, og du vil at de skal være klar over hva som kan hindre deg i å levere prosjektet med hell. En risikostyringsplan er et perfekt verktøy for å gjøre det.

Og gjett hva? Det er veldig enkelt å komme i gang.

Prosjektrisikostyring er en enkel fem-trinns prosess. La oss ikke gjøre det mer komplisert enn det trenger å være. Dette er noe du kan komme i gang med i dag, forberede deg på å diskutere det på ditt neste møte og få det ferdig når noen skriver opp referatet.

En 5-trinns risikostyringsprosess

Som med så mange deler av prosjektledelse, er risikostyring en prosess. De fem trinnene er:

1. Sette i gang
2. Identifisere
3. Vurdere
4. Plansvar
5. Implementere

Hvis disse begrepene ikke betyr mye for deg akkurat nå, vær så snill og hold deg i det - jeg skal forklare alt.

Trinn 1: Start

Først vil du sette konteksten for risikostyringen din i prosjektstyringsmiljøet.

Det er sannsynligvis ikke veldig mye arbeid å gjøre her fordi noen i selskapet ditt allerede har utarbeidet en risikopolitikk for bedriftene, og alt du trenger å gjøre er å spore den opp. Dette vil forklare selskapets tilnærming til risiko og kan til og med gi mandatene du trenger. Maler sparer deg alltid for en jobb, så pass på dem også!

Selv om du ikke har noen risikopolitikk, kan noen andre som administrerer prosjekter ved siden av deg ha en prosjektrisikostyringsplan som du kan kopiere. Hvorfor oppfinne hjulet på nytt? Gjenbruk av dokumenter er et must hvis du vil spare tid og få mer gjort.

Bruk det du har funnet ut for å lage en risikostyringsplan for prosjektet ditt. Dette er en del av den overordnede prosjektstyringsplanen din og snakker om hvordan du skal tilnærme deg styring av risiko på prosjektet ditt.

Hvis du ikke vet hva du skal putte i det, kan du lese videre! De neste trinnene vil gi deg et bedre inntrykk av hva du skal snakke om i risikostyringsplanen din.

Dette forbedrer selvtilliten ved: Viser lederen din at du har en tilnærming til å håndtere usikkerhet rundt prosjektet ditt, og at du aktivt skal håndtere risiko.

Trinn 2: Identifiser

Når du har skissert en tilnærming, kan du begynne å jobbe med den.

Nå identifiserer du risikoen som kommer til å påvirke prosjektet ditt. Dette er bare et øyeblikksbilde i tid, og risikoregisteret ditt er noe du vil komme tilbake til gang på gang for å sikre at noe nytt blir lagt på der også.

Du kan identifisere risikoer ved å bruke en sjekkliste over vanlige risikoer, intervjue interessenter i prosjektet (spesielt de vanskelige interessentene, da de generelt har mye å si om hva som kan gå galt), idédugnadsøkter og bruke sunn fornuft.

Du leter etter ting som kan forårsake problemer hvis de noen gang har skjedd. (Husk at risikoer ikke har skjedd ennå. Prosjektproblemer er ting som allerede har skjedd.)

Men uansett hvordan du gjør det, bør du absolutt involvere andre mennesker. Alene, du vil ikke ha hele bildet, og du vil ende opp med å savne ting.

Risiko kan og bør identifiseres av hvem som helst. Som prosjektleder er jobben din å oppmuntre kollegaene til å øke risikoen med deg slik at du som team kan gjøre noe med dem.

Alle identifiserte risikoer skal registreres i risikoregisteret. Hvis du har en prosjektkoordinator på laget eller en prosjektstøtteperson, kan de gjøre dette. Ellers er det en del av de administrative oppgavene du kan gjøre.

Dette forbedrer selvtilliten ved: Å demonstrere at du er klar over de viktigste risikoene som kan påvirke prosjektet ditt, og at du har et middel til å kontinuerlig være oppmerksom på nye risikoer.

Trinn 3: Evaluer

Risikoer blir deretter vurdert for sannsynlighet og innvirkning. Når du vurderer en risiko, bør du tenke på hvor sannsynlig det er å oppstå, hvor mye det vil koste å håndtere, og hvor mye tid det sannsynligvis vil legge til prosjektets tidslinje.

Som et ytterligere tiltak kan du også vurdere nærhet, noe som betyr hvor nær tid det er sannsynlig at risikoen vil skje. En risiko med høy nærhet vil potensielt skje snart. En risiko med lav nærhet kan skje på et tidspunkt i fjern fremtid. Dette kan gi deg en annen faktor for å prioritere din tid og energi når det gjelder å håndtere risikoene.

Dette forbedrer selvtilliten ved: Forsikre lederen din om at alle på teamet har en klar ide om hva som ville skje dersom noen av disse risikoer faktisk skulle oppstå.

Trinn 4: Plan svar

Nå kommer vi til den kjøttfulle delen av risikostyringsplanen din. I dette trinnet jobber du ut hvordan du kan håndtere risikoen ved å identifisere et passende svar.

Vi gjør dette fordi du frem til nå bare har en liste over hva som kan skje for å kaste prosjektet ditt fra kurs i fremtiden og hvor stor avtale det vil være. Det lederen din vil vite videre er: Hva skal du gjøre med det?

Generelt er det fire ting du kan gjøre for å adressere og styre en prosjektrisiko. De er:

• Unngå: Ta skritt for å forhindre at dette resultatet oppstår.
• Overføring: Flytt ansvaret til en annen part, for eksempel med en forsikring.
• Redusere: Iverksette tiltak for å redusere problemets innvirkning hvis det oppstår.
• Godta: Forstå at risikabelt utfall kan oppstå, og med samtykke fra teamet ditt, ta ingen tiltak for å forhindre det.

Noen av risikoene dine kan ha et positivt resultat. For eksempel er det en risiko for at du selger så mye av det nye produktet at du krasjer telefonlinjene. Det ville være et fint problem å ha, men det er fortsatt en risiko du bør planlegge for.

Det er flere måter du kan forberede deg på en positiv risiko som skjer, inkludert:

• Utnyttelse: Gjør ditt beste for å sikre at dette utfallet inntreffer slik at du kan høste gevinsten.
• Del: Arbeid med en annen kollega eller selskap for å gjøre en mer positiv risiko.
• Forbedre: Påvirke faktorene som kan bidra til et positivt resultat og prøv å få enda mer utbytte.
• Godta: Anerkjenn muligheten for en positiv risiko og ikke gjør noe.

Du må finne ut hvilken responsstrategi som er den beste for enhver risiko i registeret ditt. For eksempel kan du bestemme deg for at risikoen for at fabrikktaket faller sammen er noe du ganske enkelt aksepterer, da det ikke er sannsynlig. Risikoen for at matforgiftning tar ut halvparten av arbeidsstyrken din er imidlertid noe du aktivt skal redusere ved å omskolere alt cateringpersonalet. Hvis det har skjedd før og faktisk er ganske sannsynlig med mindre du gjør noe med det, vil du dempe risikoen.

Når svaret er identifisert og avtalt, kan risikoeiere utnevnes til å utføre handlingsplanen for risikostyring. Med andre ord, du trenger at noen skal være ansvarlige for å se gjennom oppgavene du er enige om i planen din.

Dette forbedrer selvtilliten ved: Viser lederen din at du har vurdert hva du skal gjøre med de tingene som kan forårsake problemer for prosjektet ditt, og at du legger planer for å redusere usikkerhet og risiko for prosjektet.

Trinn 5: Gjennomfør

Nå skal risikostyringsplanen din omfatte hvem som skal være ansvarlig for å utføre risikoreduserende aktiviteter for hver risiko. De bør nå jobbe gjennom oppgavene slik at du aktivt styrer de åpne risikoene.

Dette forbedrer selvtilliten ved: Demonstrer at du og prosjektgruppen din kan følge med på hva du sa du ville gjøre. Ved å rapportere om hva du har oppnådd og risikoen du har redusert, viser det ledergruppen din at du ser alvorlig på å levere og gjøre det som trengs for å fremtidssikre prosjektet ditt mot problemer.

Når en risiko har passert - når den ikke lenger er relevant fordi den enten har skjedd eller ikke lenger kan skje - kan du lukke den fra risikoregisteret.

Å sette denne prosjektrisikostyringsplanen på plass kan skille deg fra andre ledere. Din egen sjef vil ha bevisene på at du kan tenke strategisk og kreativt om hva som kan føre til at prosjektet ditt slipper løs, og - viktigst av alt - gjør noe med det. Du vil være personen som aktivt håndterer problemer før de skjer, feier bort sperrer og er forberedt på noe!

Å bli sett på som god til å håndtere prosjektrisiko er en sikker måte å bli sett på som et trygt håndspar av ledelsen. Du trenger ikke mye erfaring eller sertifikater for å begynne å håndtere prosjektrisiko vellykket (selv om formelle kvalifikasjoner innen risikostyring eksisterer). Denne enkle fem-trinns prosessen vil snart bety at prosjektrisikostyring er innebygd i prosjektplanene dine.