10 kritiske trinn å ta med i en prosjektplan

Innhold

• Prosjektmål
• Prosjektomfang
• Milepæler og viktige leveranser
• Arbeidsfordelingsstruktur
• Budsjett
• Human Resources Plan
• Risikostyringsplan
• Kommunikasjonsplan
• Forvaltningsplan for interessenter
• Endre styringsplan

En prosjektplan er kulminasjonen av grundig planlegging av en prosjektleder. Det er hoveddokumentet som guider hvordan et prosjekt skal kjøres, i henhold til lederens intensjoner for hver viktige fasit av prosjektet. Selv om prosjektplanene er forskjellige fra selskap til selskap, er det ti kritiske elementer eller trinn som bør inkluderes i en effektiv prosjektplan for å unngå forvirring og tvungen improvisasjon i løpet av prosjektgjennomføringsfasen.

Prosjektmål

Prosjektmål er definert i et prosjekt charter, men de bør inkluderes i prosjektplanen også for å forklare prosjektets mål eller å inkludere charteret som et vedlegg. Uansett hvordan en prosjektleder velger å innlemme målene i prosjektplanen, er det viktige å opprettholde en tydelig kobling mellom prosjekt charter - prosjektets første nøkkeldokument - og prosjektets andre nøkkeldokument, prosjektplanen.

Prosjektomfang

I likhet med prosjektmål er omfanget definert i charteret og bør videreutvikles i prosjektplanen av prosjektlederen. Ved å definere omfanget, kan prosjektlederen begynne å vise hvordan prosjektets mål eller ferdige produkt vil se ut på slutten. Hvis omfanget ikke er definert, kan det utvides gjennom hele prosjektet og føre til kostnadsoverskridelser og tapte frister.

Hvis du for eksempel leder et markedsteam for å lage en brosjyre for et selskaps produktlinje, bør du angi hvor mange sider det vil være og gi eksempler på hvordan det ferdige produktet kan se ut.

For noen teammedlemmer kan en brosjyre bety to sider, mens andre anser ti sider som tilstrekkelige. Å definere omfanget kan få hele teamet på samme side ved begynnelsen.

Milepæler og viktige leveranser

De viktigste prestasjonene for et prosjekt kalles milepæler og de viktigste arbeidsproduktene kalles store leveranser. De representerer begge de store komponentene i arbeidet med et prosjekt. En prosjektplan skal identifisere disse elementene, definere dem og sette frister for gjennomføring.

Hvis en organisasjon påtar seg et prosjekt for å utvikle ny programvare, kan hovedleveranser være den endelige listen over forretningskrav og hvordan de skal implementeres.

Etter dette kan prosjektet ha milepæler for ferdigstillelse av design, systemtesting, test av brukeraksept og programvareutviklingsdato. Disse milepælene har arbeidsprodukter tilknyttet, men de handler mer om prosessene enn produktene i seg selv.

Milepæl og større leveringsfrister trenger ikke å være eksakte datoer, men jo mer presise, jo bedre. Presise datoer hjelper prosjektledere til å bryte ned arbeidsstrukturer mer nøyaktig.

I dette stadiet av planen lager du milepæler slik at du kan ta store eller høye nivåer og dele dem opp i små leveranser, som kan beskrives i neste trinn.

Arbeidsfordelingsstruktur

En arbeidsdelingsstruktur (WBS) dekonstruerer milepælene og de viktigste leveransene i et prosjekt til mindre biter, slik at en person kan få tildelt ansvar for hver fasit. I utviklingen av arbeidsoppdelingsstrukturen vurderer prosjektleder mange faktorer som styrken og svakhetene til prosjektgruppemedlemmene, gjensidig avhengighet mellom oppgaver, tilgjengelige ressurser og den samlede prosjektfristen.

Prosjektledere er til syvende og sist ansvarlige for suksessen til prosjektet, men de kan ikke utføre arbeidet alene. WBS er et verktøy prosjektlederen bruker for å sikre ansvarlighet i prosjektet fordi den forteller prosjekt sponsoren, prosjektgruppens medlemmer og interessenter som er ansvarlige for hva. Hvis prosjektlederen er opptatt av en oppgave, vet de nøyaktig hvem de skal møte med angående den bekymringen.

Budsjett

Budsjettet til et prosjekt viser hvor mye penger som er avsatt til å fullføre prosjektet. Prosjektleder er ansvarlig for å spre disse ressursene på riktig måte. For et prosjekt som har leverandører, sørger prosjektlederen for at leveranser blir fullført i henhold til kontraktsvilkår, med spesiell oppmerksomhet på kvalitet. Noen prosjektbudsjetter lenker til personalressursplanen.

Det er viktig å etablere kostnadene for hver milepæl og leveres ved å se på hvor mye tid som kreves, og arbeidskraftskostnadene som er involvert for å fullføre oppgavene. Kostnaden for prosjektet er knyttet til hvor lang tid prosjektet tar, som går tilbake til prosjektets omfang. Omfanget, milepæler, oppgaver og budsjett må være på linje og realistisk.

Human Resources Plan

Menneskelige ressursplaner viser hvordan prosjektet skal bemannes. Noen ganger kjent som bemanningsplanen, definerer HR-planen hvem som skal være i prosjektgruppen og hvor mye av en tidsforpliktelse hver person forventes å gjøre. I utviklingen av denne planen forhandler prosjektlederen med teammedlemmer og deres veiledere om hvor mye tid hvert teammedlem kan bruke på prosjektet. Hvis det er behov for ytterligere ansatte for å konsultere om prosjektet, men er en del av prosjektgruppen, er det også dokumentert i bemanningsplanen. Igjen konsulteres passende veiledere.

Risikostyringsplan

Mange ting kan gå galt i et prosjekt. Selv om det er utfordrende å forutse alle mulige katastrofer eller mindre problemer, kan det spås mange fallgruver. I risikostyringsplanen identifiserer prosjektlederen risikoer for prosjektet, sannsynligheten for at scenariene vil skje og strategier for å dempe dem. For å formulere denne planen søker prosjektlederen om innspill fra prosjektsponsoren, prosjektgruppen, interessenter og interne eksperter.

Avbøtningsstrategier settes på plass for risikoer som sannsynligvis vil oppstå eller har høye kostnader forbundet med dem. Risikoer som det neppe vil oppstå og som har lave kostnader, er notert i planen, selv om de ikke har avbøtningsstrategier.

Kommunikasjonsplan

En kommunikasjonsplan skisserer hvordan et prosjekt vil bli kommunisert til forskjellige målgrupper. I likhet med arbeidsdelingsstrukturen tildeler en kommunikasjonsplan ansvar for å fullføre hver komponent til et prosjektmedlem.

I dette trinnet er det viktig å skissere hvordan problemstillinger vil bli kommunisert og løst i teamet og hvor ofte kommunikasjon vil bli gjort til teamet og interessentene eller sjefen. Hver melding har et tiltenkt publikum. En kommunikasjonsplan hjelper prosjektledere med å sikre at riktig informasjon kommer til rette mennesker til rett tid.

Forvaltningsplan for interessenter

En styringsplan for interessenter identifiserer hvordan interessenter vil bli brukt i prosjektet. Noen ganger trenger interessenter bare å motta informasjon. Det kan tas vare på i kommunikasjonsplanen. Hvis det trengs mer fra interessenter, skisserer en styringsplan for interessenter hvordan den vil oppnås.

Endre styringsplan

En endringsledelsesplan legger rammer for å gjøre endringer i prosjektet. Selv om prosjektledere har en tendens til å ønske å unngå endringer i prosjektet, er de noen ganger uunngåelige. Endringsstyringsplanen inneholder protokoller og prosesser for å gjøre endringer. Det er kritisk for ansvarlighet og åpenhet at prosjekt sponsorer, prosjektledere og prosjektgruppemedlemmer følger endringsledelsesplanen.