Produktivitetstips for å jobbe smart, ikke hardere

Innhold

• Angi fremdriftsmål
• Bruk batching
• Integrer teknologi du allerede kjenner ...
• ... Og lære ny teknologi
• Få hjelp fra teamet ditt
• Ikke vær redd for å si "nei"
• Ta en pause
• Be om hjelp
• Bunnlinjen

Dagene da nesten alle jobbet 9 til 5-timeplaner er over. Mange arbeidsgivere har forventning om at du vil være tilkoblet - og tilgjengelig - selv når du ikke er på kontoret. Arbeidsmengdene er tyngre, og kravene til produktivitet er høyere.

Det kreves at ansatte jobber smartere og mer effektivt enn noen gang for å oppnå alt dette. Det kan føre til utbrenthet for mange, men det blir en mulighet for andre å innovere og skille seg ut fra mengden. Du kan senke stressnivået og forbedre arbeidsprestasjonen hvis du tar i bruk den rette kombinasjonen av tidsstyringspraksis.

Angi fremdriftsmål

Du oppnår sjelden absolutt perfeksjon, og det er nesten alltid unødvendig likevel. Perfeksjonisme kan føre til mikromaning, dårlige forhold til kolleger, utsettelse, lav produktivitet, depresjon, stress og angst.

De mest suksessrike menneskene er de som er fornøyde når en jobb er fullført med best mulig innsats. De sparer behovet for perfeksjon for virkelig viktige ting.

Å tvinge deg selv regelmessig til å erkjenne fremgang, uansett hvor liten, vil hjelpe deg med å føle deg mer positiv og energisk.

Du vil alltid være mer produktiv hvis du fokuserer på fremgang over perfeksjon.

Bruk batching

Hvis du stadig sjekker og svarer på e-post, telefonsvarer og andre meldinger, avbryter du bare arbeidsdagen din og tankene dine. Det kan hemme produktiviteten, spesielt i jobber som krever kreativ, innovativ eller strategisk tenking.

Lær å svare på innkommende meldinger i batch, og vurder å sjekke dem bare to eller tre ganger om dagen - med mindre selvfølgelig å holde deg oppdatert en del av jobben din. Selv da kan du prøve å planlegge tider for innsjekking. Vær tydelig på annen måte.

Benytt prinsippet "Gjør, deleger, slett eller fil" for å håndtere e-post, brev, regninger, tekstmeldinger, talemeldinger og andre forespørsler.

Integrer teknologi du allerede kjenner ...

Du er sikkert kjent med en rekke dataprogrammer og mobilapper som kan kutte tiden for å utføre visse oppgaver til halvparten. Ta deg tid til å se hvordan noen av disse programmene eller verktøyene kan få fart på det profesjonelle arbeidet ditt eller gjøre det bedre. Mye av denne programvaren er ofte underutnyttet.

Å bli vant til å gjøre teknologi til en del av arbeidshverdagen din kan føles klumpete med det første, spesielt hvis du er på skolen, men produktiviteten bør være mye høyere når du blir vant til den.

... Og lære ny teknologi

Søk etter topp produktivitetsprogrammer og bruk litt tid på egenhånd for å lære dem. Mange av disse programmene tilbyr opplæringsprogrammer gratis eller til lave priser. Noen selskaper vil betale for at du blir sertifisert i bestemte programmer.

Tallrike digitale verktøy kan hjelpe deg med å organisere et bredt utvalg av kunde- og produktdetaljer, noe som gir rask og enkel tilbakekalling. Du kan også vurdere å ta i bruk et personlig planleggingsprogram som lar deg holde og organisere kalendere, oppgavelister, arbeidsplaner og kontaktkataloger.

Få hjelp fra teamet ditt

Du trenger ikke å gjøre alt selv. Andre mennesker er i stand til å håndtere noen av oppgavene du vanligvis reserverer deg selv, spesielt hvis du jobber på et team. Å ta litt ekstra tid til å diskutere med andre hva som må gjøres, kan avsløre at noen av ansvarsområdene dine faller inn under en annen stillingsbeskrivelse.

Tenk på hvilke plikter du kan dele med andre, og begynn sakte å pakke noen av dem ut. Det vil tillate deg å fokusere på høyprioriterte spørsmål og samtidig gi dine kolleger en sjanse til å vokse og skinne.

Ikke vær redd for å si "nei"

Lær å avvise høflig, men bestemt når det er mulig hvis noen ber deg om å gjøre noe som ikke er din prioritet. Husk deg selv at å si nei til en ting gir deg friheten til å si "ja" til noe annet som er viktigere og verdig din tid og ferdigheter.

Det er mye mer sannsynlig at du svikter noen ved å ikke fullføre alt på tallerkenen din, enn ved å avvise å påta seg flere oppgaver.

Ta en pause

Selv de travleste menneskene trenger å tømme tankene og strekke beina nå og da. Ta en pust på fem til 10 minutter innimellom. Bruk den tiden til å ta en rask spasertur utenfor eller til og med rundt kontoret. Gjør noen tøyøvelser, eller gå opp og ned trappene noen ganger. Drikk vann. Spis en sunn matbit.

Å gå bort fra arbeidet ditt kort vil slappe av kroppen din og forynge tankene dine. Du kan til og med oppleve at du er mindre forvirret når du kommer hjem etter timer.

Be om hjelp

Ikke lide i stillhet hvis du er overveldet, og det fører til at du unødig stress. Vær gjennomsiktig med dine jevnaldrende og veiledere, minst mulig. Uholdbare arbeidssituasjoner kan vanligvis lindres hvis du kommuniserer tydelig om hva som skjer.

Jo tidligere du kan informere teammedlemmene dine, jo bedre. Du bør kunne se for deg problemer med arbeidsmengden hvis du har vært på jobben din en stund. Ingenting er verre enn å innse at du ikke klarer det like før en enorm frist.

Bunnlinjen

Bruk teknologi for å øke produktiviteten: Dra nytte av produktivitetsøkende programmer og apper.

Be om hjelp: Ikke vær redd for å spørre om du trenger hjelp med et prosjekt eller hjelp til å håndtere stress på arbeidsplassen.

Ta en pause: En pause på noen få minutter kan hjelpe deg med å fokusere på nytt og komme tilbake på sporet når du føler deg overveldet.

Snakk med en profesjonell rådgiver: Snakk med en profesjonell eller terapeut hvis å oppnå et balansert liv fortsetter å være en utfordring for deg, eller hvis du opplever kronisk stress på arbeidsplassen. Hvis arbeidsgiveren din har et ansattes hjelpeprogram (EAP), sjekk for å se hvordan programmet kan hjelpe.