Hvordan HR-stab må tenke på problemer

Innhold

• Hvordan HR tenker, tar avgjørelser og svarer på spørsmål
• HR-tenking og beslutningstaking begynner å rulle
• Hensyn til HR-avgjørelsen om politikk for messer
• HR når en løsning
• Reisepolitisk språk for fremtiden
• Reis til og fra sponsede arrangementer:

Medarbeiderspørsmålet virker enkelt, rett frem og skal være enkelt å svare på. Ikke sant? Ikke hvis jobben din er i Human Resources. Selv det enkleste medarbeiderspørsmålet reiser utallige røde flagg for en arbeidsgivers HR-team. Nok en gang går du den femtrengte stien. Hvordan tilfredsstiller du alle de fem interessentene mens du behandler nåværende ansatt rettferdig?

Hva er best for arbeidsgiveren? Hva er best for den ansatte? Hva er lovlig eller påkrevd av et statlig organ? Hva setter presedens for fremtidige beslutninger om og rettferdig behandling av ansatte? Hvilken avgjørelse vil få deg saksøkt med alle samtidige kostnader og forverring?

Du kan ikke ta en beslutning med mindre beslutningen tilfredsstiller alle de fem interessentene - til en viss grad. Er det virkelig rart at noen ganger er det ansattes interessent som lider? Slik må menneskelige ressurser mennesker tenke og ta beslutninger for å svare på et ansattes spørsmål. La oss bruke modifiseringen av reisepolitikken for selskapets messe som eksempel.

Hvordan HR tenker, tar avgjørelser og svarer på spørsmål

Spørsmålet levert av en leser virket enkelt nok. En ansatt, som reiser på forretningsvirksomhet for messer og andre klientarrangementer, ønsket å utvide tiden sin i eventbyen ved å bruke ferietid. Ikke noe problem.

Ikke noe problem, det vil si før HR informerte ham om hvordan dagene ville bli belastet hans betalte ferietid. Med sympati til både HR og den ansatte, er det slik en HR-person må tenke og ta beslutninger.

Den ansatte reiste søndag til messe. (Ingen problemer med denne reisetiden; selskapet, etter policy, som alle ansatte forstår, betaler ikke helgetid for fritatte ansatte.) Arbeidstakeren jobbet mandag til onsdag på messen og ønsket å begynne bruk av feriedagen etter hendelsen .

OK, sa HR-sjefen, torsdag og fredag ​​er feriedager. Nei, svarte den ansatte, på torsdag ville jeg normalt reise tilbake til selskapet; siden den dagen vil bli betalt som en del av min normale arbeidsuke, er det ikke rettferdig å få meg til å ta en feriedag for å dekke torsdag. Er du med meg?

HR-tenking og beslutningstaking begynner å rulle

Ok, sier HR-sjefen, hvis første tilbøyelighet er å belaste torsdag som en feriedag siden den ansatte faktisk ikke bruker dagen til å reise tilbake til selskapet. HR-personen ønsker, med rette, ikke å måtte ta ansatte avgjørelser fra tid til sak for ansatte som deltar på sponsede arrangementer av selskapet.

Begge beslutningene hadde sjefer med et par administrerende direktører og en annen HR-person, og hadde tilhengere. Hvis den ansatte ble forventet å komme tilbake fra konferansen på onsdag og jobbe på torsdag, bør torsdagen være en feriedag.

Hvis torsdag normalt ville være en reisedag, vil den telle som en arbeidsdag, ikke som en feriedag. Under normale omstendigheter ville han reise tilbake uansett, og selskapet skulle ikke straffe ham fordi han forlenget oppholdet med en ferie.

Men han har valgt å ikke reise tilbake, men i stedet å reise på ferie, sa dissenterne. Det er ikke selskapets problem, og vi betaler bare for reisetid hvis den ansatte bruker ukedagen til å reise tilbake. Siden vi ikke betaler for noe reisetid i helgene og det ikke er noe som heter en reisedag, bør de ansatte bare betales hvis de jobber.

I tillegg vil normalt en ansatt, med mindre han ble gitt beskjed om å nedbryte standen, reise tilbake på onsdag og rapportere å jobbe på torsdag. Han kunne avtale å ankomme sent med sjefen sin hvis flyet hans var røde øyne.

I så fall er det ikke noe spørsmål, torsdag bør belastes som en feriedag. Men hva har vært tidligere praksis i selskapet? Er det forventet at ansatte skal reise tilbake på onsdag, om mulig, eller er torsdag den normale reisedagen å returnere.

De fleste ansatte vil tilbake til hjemmet og jobbe så snart som mulig. Så, de reiser hjem på onsdag hvis noe fly er mulig, i stedet for å tilbringe en natt til å henge med seg selv i en underlig by uten noe å gjøre.

Dette er også et spørsmål om privat kontra offentlig ansatt sektor. Hvis du er ansatt i offentlig sektor, og ofte jobber under forhandlede betingelser i en fagforeningskontrakt, forventer du at slike betraktninger som betaling for hvert minutt du jobber. Hvis ikke i direkte kompensasjon, forventer en ansatt i offentlig sektor komp tid for jobbet timer og forventer også å få betalt for reiser i helgen.

Denne tankegangen er anathema for en privat arbeidsgiver som forventer at fritatte ansatte får jobben og oppfyller målene. Faktisk vil det å tenke som en ansatt hver time hindre karrieren din og gjøre deg mindre verdsatt som ansatt. Her er noen tidligere tanker om å kompensere ansatte for reisetid.

Hvis arbeidstakeren er en ansatt hver time eller uten fritak, må arbeidsgivere ta hensyn til betalt reisetid, pluss timer jobbet på messen. Når en ansatt er kvalifisert for overtid, gjelder denne forskriften selv på veien.

(Dette er en av teoriene om hvorfor ikke-fritatte ansatte så sjelden blir bedt om å reise for kundearrangement og opplæring. Regjeringens forskrifter gjør at deres deltakelseskost er uoverkommelig - eller i det minste - en smerte i baksiden for å redegjøre for og betale av arbeidsgivere. Og , så mye som disse reglene kan hemme bruken av og karriereveksten for timeansatte, er HR-sympati hos arbeidsgiverne.)

Hensyn til HR-avgjørelsen om politikk for messer

Det neste problemet HR må ta stilling til, i dette tilfellet, er at mange ansatte ofte reiser for messe og andre firmaarrangementer. En avgjørelse som er tatt i dette tilfellet har vidtrekkende konsekvenser for arbeidsgiveren og avgjørelser om andre ansattes forespørsler i fremtiden.

Ønsker HR virkelig å ta disse beslutningene fra sak til sak? På hvilket tidspunkt slutter arbeidet og ferien begynner? Når messen slutter kl. på onsdag?

Når drar det siste flyet til den ansattes hjemby onsdag kveld? Hva om det ikke er fly på onsdag? Hvor mye dokumentasjon og forskning vil HR måtte kreve i fremtiden fra andre ansatte for å sikre at selskapets regnskapsavgjørelser er konsistente og rettferdige?

På et tidspunkt må HR bestemme at en beslutning som går inn for å la denne ansatte bruke torsdag som en feriedag har for mange konsekvenser for lignende forespørsler i fremtiden. Den ansatte vil føle seg forståelig ulykkelig.

Men ingen i HR, som jeg kjenner, ønsker å bruke arbeidstiden sin som HR-tidssjef. Den ansatte velger å ikke reise tilbake på betalt tid; han kan reise tilbake hvis han vil ha lønnen sin, og deretter dra på ferie. Enhver annen beslutning åpner seg for stor for en boks med ormer.

En siste tanke for HR-personen involverer hvordan ansatte har blitt behandlet i det siste. Reiser ansatte vanligvis på onsdag kveld eller torsdag? Hvis torsdag, forventes de å dukke opp på kontoret? Hvis onsdag kveld, hvor mye av torsdagen er det forventet at de skal jobbe?

Hvis han i normal virksomhet ville komme tilbake onsdag kveld, bør torsdag telle som ferie. Hvis han i vanlig virksomhet ville reise på torsdag, men forventes at han også dukker opp på arbeidsplassen på torsdag, bør torsdag belastes som en feriedag.

Ah, det er første gang du noen gang har møtt dette spørsmålet? Flott. Du har sjansen til å angi presedens og etablere selskapets reisepolitikk og praksis.

Du vil sannsynligvis til og med legge beslutningen din til medarbeiderhåndboken, slik at alle ansatte kjenner landets areal som styrer beslutningene i fremtiden.

HR når en løsning

Hva med dette for en løsning på det aktuelle spørsmålet? Hvordan har selskapet håndtert ansattes reiser til messer og kundearrangementer i det siste? Flyr ansatte tilbake den kvelden og jobber dagen etter, eller gir selskapet dem spillerom og lar dem fly tilbake dagen etter hendelsen og melde fra om å jobbe dagen etter?

Bestem hva som har styrt ledelsen av disse praksisene i det siste, i henhold til flere av lederne dine som er ansvarlige for de ansatte som deltar på kundevendende arrangementer. Tidligere praksis vil avgjøre bruken av en feriedag - eller ikke - for fraværet på torsdag.

Hva om du oppdager - som sannsynligvis - at praksis har vært inkonsekvent overalt og ikke har noen klar tidligere praksis? Tegn streken i sanden. Fortell den ansatte som foreløpig spør, som ikke hadde noen regler for å veilede ham, at han kan bruke en feriedag til torsdag. Deretter:

• Utvikle policyen din,
• Legg til policyen i medarbeiderhåndboken,
• Tren ansatte som reiser om den reviderte policyen,
• La ledere vite at skjønn av ledelsen ikke lenger vil lede ansattes avgjørelser fordi beslutningene ikke har vært konsistente og rettferdige, og
• Bruk den nye policyen for å ta konsistente, rettferdige beslutninger i fremtiden.

Reisepolitisk språk for fremtiden

I et selskap der ansatte ofte reiser for virksomhet, og spesielt hvis arbeidstakergruppen er stor, vil det være et mareritt for selskapet å ta beslutninger fra sak til sak, og selskapet kan aldri være rettferdig over hele linjen. Dokumentasjonskrav for ansatte legger en unødvendig belastning.

Nitpicking med gode, bidragsytere ansatte over liten tid sporing er fornærmende og nedverdigende - for lederen, HR og den ansatte. Og det beseirer formålet ditt med å stole på ansatte, behandle ansatte som voksne og forvente at de ansatte skal ta ansvarlige avgjørelser innenfor uttalte retningslinjer.

Avhengig av bedriftens behov, anbefales policyen som en del av den generelle reisepolitikken. (Du har en hel del tilleggsvedtak for en omfattende policy.)

Og, forresten, hvis du bare har et par ansatte som reiser? Ignorer all denne HR-tenkningen og beslutningen. Duh! Ledere kan ta tidlige regnskapsvedtak fra sak til sak.

Reis til og fra sponsede arrangementer:

I (firmanavn) reiser ansatte ofte for virksomhet. Ansatte deltar på trenings- eller fagforeningsmøter, besøker leverandører og konkurrenter, møter kunder og deltar på messer og andre kundeinteraksjonsarrangementer, for bare å nevne noen eksempler. Fordi disse arrangementene ofte holdes på ønskelige steder, ber ansatte ofte om å bruke PTO eller ferietid for å forlenge oppholdet på arrangementet.

I disse tilfellene er selskapet ansvarlig for kostnadene ved ansattes reise inkludert fly, drosjer, flybusser og nødvendige transport fra den dagen den ansatte reiser til arrangementet til den ansatte fullfører selskapets virksomhet på arrangementet. Arbeidstakeren må redegjøre for hver ekstra ukedag som er tatt av fra jobben etter hendelsen som betalt ferietid, PTO-tid eller ubetalt permisjon med ledelsestillatelse.

Alle kostnader påløpt av den ansatte, eller reisefølget, for reiser, mat, losji, transport og så videre, mens han tar fri, må betales av den ansatte. Den delen av flybilletten, som er kjøpt av selskapet for tilbakelevering av den ansatte etter oppmøte på arrangementet, eller som sto for kilometer, normalt betalt for den ansattes retur av selskapet, kan brukes til arbeidstakerens hjemkomst.

Selskapet betaler ingen ekstrautgifter. Den ansatte må gjøre rede for hver dag som blir tatt av etter selskapets sponsede arrangement.

Ja, dette er et langt svar på den ansattes spørsmål om bruk av ferietid til å utvide selskapets arrangement. Men det er et godt eksempel på alle faktorene som HR må tenke på når det gjelder HR-tenking og beslutningstaking. Det er ikke morsomt for HR, men det er nødvendig HR-tenking og beslutningstaking for å tilfredsstille behovene til de fem selskapets interessenter.

Hater du ikke bare HR-sjargong? Begynn med ordet: incentiver.