E-posthilsener som blir lest
Innhold
I følge BusinessInsider.com tildeler den gjennomsnittlige ansatte omtrent 25% av dagen til å slogge gjennom hundrevis av e-poster. Mens noen mennesker trenger en pensel på grunnleggende e-postetikette, gjør andre feil rett og slett fordi de er overveldet med det store volumet av kommunikasjon.
Under jobbsøkingen vil du sannsynligvis sende mange, mange e-postmeldinger, inkludert følgebrev, takkemeldinger og meldinger til jobbsøkingsrelaterte forbindelser.
Ta deg tid til å unngå å gjøre pinlige feil, for eksempel feilstaving av noens navn, og sørg for å skrive notater som får svar.
Start med en profesjonell hilsen
Streber etter klarhet i faglinjen. Velg noe direkte som identifiserer formålet med e-posten din, for eksempel "møttid endret" eller "rask spørring om forslaget ditt."
Unngå å dingle en gulrot med en teaser som "Jeg trenger å informere deg ..." som prøver å lokke lesningen til å åpne e-posten for å komme til din hensikt. Folk bestemmer seg ofte for om de skal åpne en e-post basert på emnelinjen, så velg en som tydelig angir formålet ditt.
Bruk en profesjonell hilsen. Ta med en passende hilsen for omstendighetene og mottakeren. Visse hilsener fungerer i en e-post, men brukes ikke i et vanlig brev mens noen hilsener fungerer for begge deler.
Velg en hilsen basert på hvor godt du kjenner personen du skriver til og typen melding du sender. Hvis du for eksempel skriver til noen du kjenner, er "Hei Jim" passende. "Kjære Mr./Ms. Smith" ville være hensiktsmessig når du søker på jobb eller skriver et forretningsbrev.
Unngå å åpne en e-post med "hei" som høres veldig uformell ut og generelt ikke brukes på arbeidsplassen. Gå også vekk fra "Hei folkens" eller "Hei folkens", selv om e-postens art er avslappet.
Hilsen eksempler
- Kjære Fornavn Etternavn(dette fungerer bra hvis du ikke kjenner kjønnet til personen du skriver til)
- Kjære fornavn(når du e-post noen du kjenner)
- Hei Fornavn(Når du sender en e-post til noen du kjenner)
- Kjære Mr./Ms. Etternavn
- Kjære Mr./Ms. Fornavn Etternavn
- Kjære Dr. Etternavn
- Til den det måtte gjelde
- Kjære personalsjef
- Kjære ansettelsessjef
Bruk riktig tegnsetting etter hilsenen. Hvis du vil ha mer formelle e-postmeldinger, bruker du en halvkolon etter navnet. For personer du kjenner eller mer tilfeldig korrespondanse, bruk et komma etter hilsennavnet.
Unngå vanlige feil
Når du skriver en e-post, skjer følgende feil noen ganger når folk skynder seg å fortette en melding. Ta deg tid til å gå gjennom meldingen og utfør trinnene nedenfor.
- Legg til e-postadressen sist.Hvis du ikke har muligheten til å sende inn en e-post, legger du til adressen sist hvis du har en hurtig trigger finger. Sett inn mottakerens navn bare når du er sikker på at e-postadressen din er klar til å gå.
- Unngå den gamle "svar alle" -feilen.Se på triggerfingeren når du trykker på "Svar alle." Vurder om alle på listen virkelig trenger å lese hva du har å si. Vær også oppmerksom på eldre e-postmeldinger i kjeden, som du kanskje ikke vil at noen på Svar alle-listen skal se.
- Gå lett på humoren. Det kan være vanskelig å kjenne humor i en e-post, siden tonen ikke nødvendigvis skinner gjennom. Uten kroppsspråk, ansiktsuttrykk eller tråkkfrekvens kan humor falle eller til og med utilsiktet fornærme en leser. Spill det trygt og la det være ute.
- Korrekturlese.Ikke gjør feilen ved å tro at folk tilgir skrivefeil i uformelle e-postmeldinger, eller at feil vil bli tolerert hvis du skriver på telefonen. Du kan bli dømt hardt av feil i e-posten din, spesielt hvis de er i forkant. Ikke stol på en stavekontroll som ofte kan velge feil ord for deg. Korrekturles e-postene dine, akkurat som du ville gjort et viktig dokument. Sjekk og kontroller alltid alltid at du har stavet folks navn riktig.
- Ikke bruk emoji eller uttrykksikoner. Flere og flere e-postmeldinger har begynt å ligne tekstmeldinger. Noen ganger inneholder arbeidsmeldinger noen ganger "tommel opp" -emoji eller smilefjes. Selv om de blir mer vanlige, bør du unngå emoji og uttrykksikoner i formell korrespondanse. Hvis e-posthilsenen din inkluderer etternavn, er det et sikkert tegn på at du må legge fra deg emoji og uttrykksikoner.
- Husk at e-post varer evig.Tenk to ganger før du sender e-post til noe personlig eller konfidensielt, avfyrer noen via e-post, forvirrer noen eller svarer med sinne. Selv slettede e-postmeldinger kan gjenoppstå fra sikkerhetskopiering av data. Slike interaksjoner kan bedre gjøres personlig. Bruk 24-timersregelen. Hvis du ikke er sikker på om du skal sende meldingen, kan du vente til neste dag for å bestemme deg. En annen god tommelfingerregel: Ikke skriv noe i en e-post som du ikke ville være villig til å ha delt offentlig, for eksempel i en deponering, eller på sosiale medier, for eksempel.
