Hvordan du kan dra nytte av en prosjektrevisjon
Innhold
- Hvor formell en prosjektrevisjon er
- Som utfører prosjektrevisjoner
- Slik forbereder du deg på et prosjektrevisjon
- Hvem trenger å bli involvert
- Hvor lang tid en prosjektrevisjon tar
- Hva tilsynet ser etter
- Anbefalinger avhengig av hva som blir funnet
Hvert prosjekt kan dra nytte av en tilsyn fra tid til annen. Men ikke bekymre deg, det er ikke så skummelt som det høres ut. En prosjektrevisjon er der en upartisk person anmelder prosjektet ditt og gir veiledning om hva som kan gjøres annerledes for å forbedre sjansene for å lykkes. Denne artikkelen forklarer alt og tar deg gjennom hvordan du kan forberede deg på en prosjektrevisjon.
Hvor formell en prosjektrevisjon er
En prosjektrevisjon er normalt en formell øvelse. Den uformelle ekvivalent kalles normalt en fagfellevurdering. Det er her en kollega ser på prosjektet ditt og den tilhørende dokumentasjonen og gir deg tilbakemeldinger om hvor du bør bruke litt mer tid.
Prosjektrevisjoner er formelle ved at de vanligvis har et definert sett med spørsmål og blir utført av noen som gjør den slags ting regelmessig.
Som utfører prosjektrevisjoner
Personen som gjør prosjektrevisjonen, kan være en annen prosjektleder (sannsynligvis noen med mye erfaring i å kjøre prosjekter), men det er mer sannsynlig at det er noen fra Prosjektkontoret som fører tilsyn ofte.
Det kommer til å være noen som kan anse seg som habil, så det ikke vil være din linjeleder eller prosjektsponsor. Det kan til og med være et team av mennesker, avhengig av prosjektets størrelse.
Slik forbereder du deg på et prosjektrevisjon
Den første og viktigste tingen å organisere seg er å ha kopier av prosjektdokumentasjonen som revisor kan gjennomgå. Hvis du har en prosjektkoordinator, kan du be dem trekke sammen en pakke med dokumenter (helst elektronisk). Du bør ha all informasjonen lett tilgjengelig, men selv om du gjør det, kan dette trinnet fortsatt ta litt tid. Som et minimum må du sørge for at du har prosjektplanen, risikologgen, problemloggen, budsjettet og planen tilgjengelig for revisoren.
Hvem trenger å bli involvert
Dette avhenger av hva slags ting revisor ønsker å se på. Du som prosjektleder må tilbringe litt tid med dem. Forvent at teammedlemmene dine også blir kalt inn for å chatte med revisoren.
Husk at jo lenger de bruker på å jobbe med revisjonsrelaterte oppgaver, jo mindre tid har de til prosjektarbeid, slik at du kanskje må omplanlegge noen aktiviteter og jobbe saktere i tilsynsperioden.
Hvor lang tid en prosjektrevisjon tar
Det er ingen fast tidsperiode for en prosjektrevisjon. På store prosjekter vil du finne at det tar mye lengre tid. På små prosjekter kunne revisoren gjøres i løpet av få timer. Så snart du vet at prosjektet ditt kommer til å bli revidert, kan du spørre revisjonsteamet hvor lang tid de forventer at arbeidet vil ta.
Hva tilsynet ser etter
Hvis tilsynet ble innkalt på grunn av en spesiell bekymring, for eksempel som ikke å nå kvalitetsmål, kan du forvente at den vil undersøke dette området dypt. En rutinemessig revisjon vil se bredt på de forskjellige områdene i prosjektledelse og resultatene som prosjektet jobber med. Det vil dekke tiden, kostnadene og kvaliteten til prosjektet ditt, og interessentengasjement.
Målet med tilsynet er å finne ut om prosjektet kommer til å oppfylle sine mål eller ikke. Hvis revisor mener at basert på nåværende ytelse vil ikke prosjektet nå disse målene, vil han eller hun legge frem anbefalinger for handling.
Anbefalinger avhengig av hva som blir funnet
Anbefalingene i revisjonsberetningen vil avhenge av hva de har funnet. Forvent at de skal være positive og formulert på en måte som skal tillate deg å adoptere dem enkelt. De skal være praktiske.
På en ekstrem måte kan revisor anbefale at prosjektet ditt er lukket, selv om dette bare ville skje hvis de følte at det ikke var noen sjanse for at noe prosjektarbeid fra dette tidspunktet fremover ville gitt noen form for verdi for organisasjonen.
Se på prosjektrevisjonen som en positiv opplevelse. Det bør gi deg tidlig advarsel om tegn på at prosjektet ditt er i trøbbel og det er en mulighet til å samarbeide med en erfaren prosjektperson. Å implementere anbefalingene deres skal gjøre deg, teamet ditt og prosjektet ditt mer vellykket, og det kan bare være en god ting.
