Viktige tidsstyringsferdigheter for suksess på arbeidsplassen
Innhold
- prioritering
- planlegging
- Oppgavestyring
- Styring av arbeidsmengde
- Delegasjon
- Flere tidsstyringsevner
- Eksempler på tidsstyring på arbeidsplassen
- Hvordan få ferdighetene dine til å skille seg ut
prioritering
Det kan være umulig å utføre hvert eneste minutt oppgave som forventes av deg. Det kan også være lurt å gjøre alt på en gang. Men du må prioritere slik at du kan fullføre de viktigste oppgavene i en rekkefølge som er fornuftig. Når du tildeler prioritering, bør du ta hensyn til faktorer som når hver oppgave må gjøres, hvor lang tid det kan ta, hvor viktig det kan være for andre i organisasjonen, hva som kan skje hvis en oppgave ikke blir gjort, og om noen oppgave kan bli avbrutt ved flaskehalser i prosessen.
- Tildeling
- Håndtere forventninger
- Forebygging av avfall
- Prioritere forespørsler og krav
- Høyverdige aktiviteter (HVAs)
- Resultatevurderinger
- Målsetting
planlegging
Planlegging er viktig, fordi noen oppgaver må gjøres til bestemte tidspunkter. Planlegging påvirker dagen, uken, måneden din og andre menneskers arbeidsflyt. De fleste har spesifikke tider på døgnet når de er mer eller mindre produktive som et resultat av energinivået og dagens krav. Tidsplaner kan også være en god måte å unngå utsettelse på.
- Planleggingsprogramvare
- intensjonalitet
- Punktlighet
- Å bryte bredere mål i milepæler
- Å dele opp milepæler i prosjekter
Oppgavestyring
Oppgavelister (riktig prioritert og integrert med timeplanen din) er en flott måte å unngå å glemme noe viktig. De er også en fin måte å unngå å bruke hele dagen på å tenke på alt du må gjøre. Å huske oppgaver tar energi og å tenke på alt du må gjøre hele uken kan være utmattende og overveldende. Del opp alle nødvendige oppgaver i en liste for hver dag, og du trenger ikke å bekymre deg for alt på en gang. Bare ta oppgavene dine en dag av gangen.
- proaktiv
- dosering
- Lage daglige, ukentlige og månedlige "gjøremål" -lister
- multitasking
- grundighet
- Organisasjon
- E-postadministrasjon
Styring av arbeidsmengde
Å stimulere arbeidet ditt, selv om det kan virke en merkelig ting å kalle en ferdighet, er et viktig konsept for tidsstyring. Selv om å jobbe lange timer eller hoppe over pauser noen ganger kan forbedre produktiviteten på kort sikt, vil utmattelsen din senere sikre at den samlede produktiviteten faktisk synker. Bortsett fra sjeldne nødsituasjoner, er det viktig å motstå fristelsen til overarbeid. Inkluder nødvendige pauser og en fornuftig avslutningstid i timeplanen din.
Å vite og håndheve en optimal arbeidsmengde for deg selv, sikrer konsistens i ytelsen og unngår utbrenthet. Arbeidsgivere ønsker å kunne stole på deg på lang sikt.
- Prosessledelse
- Selvsikkerhet
- Eliminere avfall
- Ta pauser
Delegasjon
Avhengig av hvilken type arbeid du gjør, kan det hende du kan delegere noen oppgaver. Å vite hva og når man skal delegere er en viktig ferdighet. Noen mennesker motsetter seg å delegere, enten fordi de ønsker å opprettholde kontrollen eller fordi de vil spare penger ved ikke å ansette assistenter. Begge tilnærminger til slutt skade produktiviteten og øke kostnadene.
Husk imidlertid at hvis du praktiserer tidsstyring flittig og fremdeles ikke kan gjøre alt, kan du prøve å gjøre for mye. Det er bedre å lykkes med noen få oppgaver enn å forsøke og mislykkes hos mange.
- Søker eksperthjelp
- Moderering av møter
- Presentasjon
- Teamwork
- Ledelse
- Samarbeid
- Motivasjon
Flere tidsstyringsevner
Her er mer tidsstyring for CV, følgebrev, jobbsøknader og intervjuer. Nødvendige ferdigheter vil variere basert på jobben du søker på, så les også vår liste over ferdigheter oppført etter jobb og ferdighetstype.
- revisjon
- Selvpleie
- renslighet
- åpenhet
- Produktivitetsprogramvare
- Kommunikasjon
- Tilpasningsevne
- Høy stresstoleranse
- pålitelighet
- Nøyaktig
- Deduktiv resonnering
- Induktiv resonnement
- Kritisk tenking
- Vurderer
- Løpende forbedringer
- Risikostyring
- Feilsøking
- Kvalitetssikring
- Prosjektledelse
- Konflikthåndtering
- dømmekraft
- Samsvar
- bevegelig
- brainstorming
- Effektivitet
- Aktsomhet
- Problemfølsomhet
Eksempler på tidsstyring på arbeidsplassen
Denne listen gir eksempler på effektiv tidsstyring på jobben.
A - E
- Tilpasse planer etter endrede omstendigheter
- Tildeling av tid til spesifikke oppgaver
- Analysere prosesser og velge den enkleste måten å utføre en oppgave på
- Ber om hjelp når det blir overveldet av krav
- Selvsikkerhet for å si nei til upassende krav som distraherer fra sentrale plikter
- Angripe mer komplekse oppgaver når du har høyest energi og skarpeste konsentrasjoner
- Revisjon hvordan tiden brukes
- Unngå overdreven småprat med medarbeidere
- Unngå procrastination; handler i stedet for å bekymre seg
- Å bryte bredere mål i mindre deler og fokusere på ett trinn av gangen
- Å dele opp prosjekter i håndterbare deler
- Opprette daglige, ukentlige og månedlige "å gjøre" -lister
- Lage tidsplaner
- Delegere mer rutineoppgaver til ansatte på lavere nivå
- Spiser godt for å opprettholde energi
- Å eliminere tidsspillere
- Å trene og delta i andre stressreduserende aktiviteter på fritiden for å maksimere energi når du er på jobb
F - Z
- Tilrettelegge for effektive møter; holder seg til tidsrammer for møter
- Gruppere lignende oppgaver for å begrense overgangstiden
- Opprettholde et organisert arbeidsområde
- multitasking; skifter jevnt fra en oppgave til en annen
- Åpenhet for mer effektive måter å gjøre ting på
- Organisering av digitale filer for enkel henting
- Planlegg dagen dagen før eller første om morgenen
- Prioritere forespørsler og krav
- Å prioritere en liste over prosjekter og fokusere på oppgaver med høyere verdi med mer umiddelbare frister
- Punktlighet
- Å legge mobiltelefoner til side for å eliminere distraksjon av personlige meldinger med mindre det er nødvendig for arbeid
- Gjennomgå ytelse og eliminere avvik fra prioriteringer
- Angi daglige, ukentlige og månedlige mål
- Sette realistiske standarder for kvalitet og unngå perfeksjonisme
- Angi bestemte tidspunkter for å svare på e-post
- Tar korte pauser for å gjenopprette energi
- Berører hvert papir eller leser hver e-post bare en gang, når det er mulig
Hvordan få ferdighetene dine til å skille seg ut
Legg til relevante ferdigheter til din CV: For utøvende assistenter og ledere er tidsstyringsferdighetene oppført ovenfor viktig å ta med i CVen.
Uthev ferdigheter i følgebrevet: Når du leser stillingsbeskrivelsen nøye, bør du legge merke til i brevet ditt lignende prosjekter der tidsstyring var nøkkelen.
Bruk ferdighetsord i jobbintervjuet ditt: Gjennomgå spørsmålene om tidsstyringsintervju før jobbintervjuene dine, så er du forberedt på å svare med spesifikke eksempler på hvordan du effektivt styrer arbeidsmengden.
