Sjekkliste for resultatstyringsprosess

Innhold

• Forberedelse og planlegging for resultatstyring
• Resultatstyring og utvikling i det generelle arbeidssystemet
• Umiddelbar forberedelse til møteutviklingen for resultatutvikling
• Performance Development Process (PDP) møte
• Etter resultatutviklingsprosessmøtet

Resultatvurderinger, resultatomtaler, vurderingsformer, hva du enn vil kalle dem, la oss kalle dem borte. Som et frittstående årlig overgrep mislikes og unngås en resultatvurdering.

Tross alt, hvor mange i organisasjonen din vil høre at de var mindre enn perfekte i fjor? Hvor mange ledere ønsker å møte argumentene og den reduserte moralen som kan følge av resultatevurderingsprosessen?

Hvor mange veiledere føler at tiden deres blir brukt profesjonelt til å dokumentere og gi bevis for å støtte deres tilbakemeldinger - hele året? I tillegg kan det hende at de viktigste resultatene for evaluering av resultatene, fra hver persons jobb, ikke er definert eller målbare i det nåværende arbeidssystemet ditt. Gjør takstsystemet ett skritt vanskeligere for å administrere og knytte den ansattes lønnsøkning til den numeriske vurderingen.

Hvis det sanne målet med resultatvurderingen er medarbeiderutvikling og forbedring av organisasjonen, bør du vurdere å flytte til et resultatstyringssystem. Plasser fokuset på det du virkelig ønsker å lage i organisasjonen din - medarbeiders resultatstyring og utvikling av ansattes resultater.

Som en del av dette systemet, vil du bruke denne sjekklisten for å veilede din deltakelse i resultatstyrings- og utviklingsprosessen. Du kan også bruke denne sjekklisten for å hjelpe deg i en mer tradisjonell evalueringsprosess. Sjekklisten inneholder trinnene du trenger for å lykkes i ethvert resultatstyringssystem.

Hvis du følger denne sjekklisten, vil du tilby et resultatstyrings- og utviklingssystem som vil forbedre vurderingsprosessen du for øyeblikket administrerer. Personalet vil føle seg bedre med å delta, diskutere bidragene sine og se på måter å forbedre ytelsen på. Ytelsesstyringssystemet kan til og med påvirke ytelsen - og det er målet ditt. Ikke sant?

Forberedelse og planlegging for resultatstyring

Mye arbeid investeres i frontlinjen for å forbedre en tradisjonell vurderingsprosess for ansatte. Faktisk kan ledere føles som om den nye prosessen er for tidkrevende.

Når grunnlaget for utviklingsmålene er på plass, reduseres imidlertid tiden for å administrere systemet mye. Hvert av disse trinnene tas med deltakelse og samarbeid fra den ansatte for å oppnå best mulig resultat.

Resultatstyring og utvikling i det generelle arbeidssystemet

• Definer formålet med jobben, stillingsoppgaver og ansvar.
• Definer resultatmål med målbare resultater.
• Definer prioriteten til hvert jobbansvar og mål.
• Definer ytelsesstandarder for viktige komponenter i jobben.
• Hold midlertidige diskusjoner og gi tilbakemeldinger om ansattes ytelse, helst daglig, oppsummert og diskutert, minst, kvartalsvis. (Gi positive og konstruktive tilbakemeldinger.)
• Opprettholde en oversikt over ytelse gjennom kritiske hendelsesrapporter. (Merk notater om bidrag eller problemer gjennom kvartalet, i en ansatt-fil. Vær oppmerksom på både de positive og negative aspektene ved den ansattes prestasjoner)
• Gi muligheten for bredere tilbakemeldinger. Bruk et 360-graders tilbakemeldingssystem for ytelse som inneholder tilbakemeldinger fra medarbeiderens jevnaldrende, kunder og personer som kan rapportere til dem.
• Utvikle og administrere en coaching- og forbedringsplan hvis den ansatte ikke oppfyller forventningene.

Umiddelbar forberedelse til møteutviklingen for resultatutvikling

• Planlegg møteutviklingen (Performance Development Planning (PDP)) og definer forarbeid med den ansatte for å utvikle resultatutviklingsplanen (PDP).
• Ansatte gjennomgår personlig ytelse, dokumenterer egenvurderingskommentarer og samler nødvendig dokumentasjon, inkludert 360-graders tilbakemeldingsresultater, når tilgjengelig.
• Veilederen forbereder seg til PDP-møtet ved å samle inn data inkludert arbeidsjournaler, rapporter og innspill fra andre som er kjent med personalets arbeid.
• Begge undersøker hvordan den ansatte presterer mot alle kriterier, og tenker på områder for potensiell utvikling.
• Utvikle en plan for PDP-møtet som inkluderer svar på alle spørsmålene om resultatutviklingsverktøyet med eksempler, dokumentasjon og så videre.

Performance Development Process (PDP) møte

• Etabler en komfortabel, privat setting og kontakt med personalet.
• Diskuter og enige om målet med møtet, å lage en resultatutviklingsplan.
• Ansatte diskuterer prestasjonene og fremskrittene han har oppnådd i løpet av kvartalet.
• Ansatte identifiserer måter han ønsker å videreutvikle sin profesjonelle ytelse, inkludert opplæring, oppgaver, nye utfordringer og så videre.
• Veilederen diskuterer resultatene for kvartalet og foreslår måter ansatte kan videreutvikle resultatene sine på.
• Legg veilederens tanker til de ansattes utvalgte utviklings- og forbedringsområder.
• Diskuter områder med enighet og uenighet, og nå enighet.
• Undersøk jobbansvaret for det kommende kvartalet og generelt.
• Enig om standarder for ytelse for de viktigste jobbansvaret.
• Sett deg mål for kvartalet.
• Diskuter hvordan målene støtter oppnåelsen av organisasjonens forretningsplan, avdelingens mål og så videre.
• Enig i en måling for hvert mål.
• Forutsatt at ytelsen er tilfredsstillende, må du opprette en utviklingsplan med personalet som hjelper ham til å vokse profesjonelt på måter som er viktige for ham.
• Hvis ytelsen er mindre enn tilfredsstillende, utvikler du en skriftlig resultatforbedringsplan og planlegg hyppigere tilbakemeldingsmøter. Påminn den ansatte om konsekvensene knyttet til fortsatt dårlig ytelse.
• Veileder og ansatt diskuterer tilbakemeldinger fra ansatte og konstruktive forslag til veileder og avdeling.
• Diskuter noe annet som veileder eller ansatt ønsker å diskutere, forhåpentligvis, ved å opprettholde det positive og konstruktive miljøet som hittil er etablert under møtet.
• Gjensidig signerer ytelsesutviklingsverktøyet for å indikere at diskusjonen har funnet sted.
• Avslutt møtet på en positiv og støttende måte. Veileder uttrykker tillit til at den ansatte kan gjennomføre planen og at veilederen er tilgjengelig for støtte og assistanse.
• Sett en tidsramme for en formell oppfølging, vanligvis kvartalsvis.

Etter resultatutviklingsprosessmøtet

• Hvis det var nødvendig med en forbedringsplan, følg opp til de angitte tidspunktene.
• Følg opp med tilbakemeldinger om resultater og diskusjoner regelmessig gjennom kvartalet. (En ansatt skal aldri bli overrasket over innholdet i tilbakemeldinger på resultatutviklingsmøtet.)
• Veilederen må holde forpliktelser i forhold til den avtalte utviklingsplanen, inkludert tid som trengs bort fra jobben, betaling for kurs, avtalte arbeidsoppgaver og så videre.
• Veilederen må handle etter tilbakemeldingene fra avdelingsmedlemmer og gi beskjed om hva som har endret seg, basert på tilbakemeldinger.
• Videresend passende dokumentasjon til Human Resources-kontoret og lagre en kopi av planen for enkel tilgang og henvisning.