Hvordan gi tilbakemelding til forsvarsansatte

Innhold

• 10 tips for å hjelpe deg med å levere negative tilbakemeldinger

Tilbakemelding er et av de kraftigste verktøyene i lederens verktøysett for å styrke ytelsen på arbeidsplassen.

• Positive tilbakemeldinger fokuserer på å identifisere og forsterke atferden som fremmer høy ytelse.
• Konstruktiv tilbakemelding - ofte referert til som negativ tilbakemelding - er fokusert på å identifisere og fremme endring i atferd som forringer ytelsen.

Effektiv tilbakemelding er spesifikk for atferden (enten negativ eller positiv) og leveres så nær hendelsen som mulig. Mens motiverte fagpersoner setter pris på både positive og konstruktive tilbakemeldinger, er ledere ofte ukomfortable med å levere den, særlig alt som anses som negativt. I undersøkelser og forskningsstudier er ledere som sliter med å levere konstruktive tilbakemeldinger bekymret for at de ikke vil bli likt, eller de frykter å skape en hendelse ved å tilby kritikk.

Ved å følge og praktisere forslagene som er skissert i denne artikkelen, kan lederen ta frykten ut av å levere negative tilbakemeldinger og gjøre samtalen til en konstruktiv hendelse.

10 tips for å hjelpe deg med å levere negative tilbakemeldinger

1. Få følelsene dine under kontroll. Du vil ikke kritisere andres handlinger når du er sint eller opprørt. Hvis det er varme temperaturer, ta deg tid til å la ting kjøle seg ned. Selv om effektiv, konstruktiv tilbakemelding blir levert så nær den observerte hendelsen som mulig, hvis situasjonen er opphetet, er det greit å planlegge et møte til neste dag.
2. Gi aldri negative tilbakemeldinger foran teammedlemmets. Finn et privat sted. Gjennomfør møtet på kontoret eller planlegg et konferanserom for diskusjonen om tilbakemeldinger.
3. Fokuser på den observerte oppførselen, ikke personen. Husk at formålet med konstruktiv tilbakemelding er å eliminere atferd som forringer ytelsen. Hvis den enkelte oppfatter at han eller hun blir angrepet personlig, vil de raskt slå defensivt, og muligheten for en meningsfull diskusjon vil gå tapt.
4. Vær spesifikk. Effektiv tilbakemelding er spesifikk. tyder, "John, du gjorde det sikkert," kan være sant, men det forteller ikke John hva han gjorde galt. Det samme gjelder for å fortelle Mary at hun er for sen til å jobbe for ofte. Beskriv i stedet den helt spesifikke atferden og identifiser de forretningsmessige implikasjonene av atferden. For eksempel: "Mary, når du er forsinket til skiftet ditt, krever det at vi holder noen fra det tidligere skiftet. Dette krever at vi betaler overtid; det er ulempe for kollegaen din, og det kan redusere kvaliteten hvis de ikke forstår din spesifikke jobb. du forstår?"
5. Vær betimelig. Hvis du noen gang har mottatt en lang liste med negative tilbakemeldinger om en årlig resultatgjennomgang, forstår du hvor verdiløs dette innspillet er lenge etter. Tilbakemelding av alle typer bør gis så snart som mulig etter arrangementet.
6. Forbli rolig. Uansett hvor opprørt du er, lønner det seg aldri å miste kontrollen over følelsene dine. Som nevnt ovenfor, hvis du trenger tid til å samle følelsene dine, kan du utsette diskusjonen noen timer eller på det meste om dagen. Husk deg selv at intensjonen med tilbakemeldinger er å fremme forbedring og nærme diskusjonen med denne positive holdningen.
7. Bekreft troen din på personen igjen. Det forsterker trinn tre, men her forteller du dem at du fortsatt har tro på dem som person og på deres evner; det er bare deres ytelse du vil at de skal endre. Si noe som "du er en god kundeservicerepresentant, så jeg er sikker på at du ser behovet for å være mer tålmodig overfor kunder."
8. Slutt å snakke og invitere den andre parten til å engasjere seg. Etter at du har fortalt personen hvilke konkrete, nylige handlinger som var upassende, og hvorfor, slutte å snakke. Gi den andre personen en sjanse til å svare på uttalelsene dine og stille avklarende spørsmål.
9. Definere og bli enige om en gjensidig akseptabel handlingsplan. Enig om hvilken fremtidig ytelse som passer for den ansatte. Hvis det er spesifikke ting den ansatte trenger å begynne å gjøre eller trenger å slutte å gjøre, må du være sikker på at de er tydelig identifisert. Hvis det er noe du trenger å gjøre, kanskje tilleggsopplæring for den ansatte, er du enig i det også.
10. Etabler et tidspunkt for oppfølging.Å sette en klar dato og tid for å gjennomgå handlinger og forbedringer er en viktig del av tilbakemeldingsprosessen. Det etablerer ansvarlighet og forbedrer sannsynligheten for ytelsesforbedring.

Og husk at når du har levert den konstruktive tilbakemeldingen og blitt enige om en oppløsnings- og oppfølgingsplan, fortsett med jobben. Ikke ha med vilje mot den ansatte fordi de gjorde en feil. Ikke svev over dem av frykt for at de kan gjøre en annen feil. Overvåk resultatene slik du gjør for alle ansatte, men ikke besett.