Hvordan utvikle en plan for outsourcing
Innhold
Mye diskusjoner om outsourcing i media gjør at det virker komplekst, men det er ganske enkelt. Selv i hjemmene våre "outsource" vi mange oppgaver: Matlaging, vedlikehold av plenene og barnepass, bare for å nevne noen. Når vi ikke har tid, fokus eller ferdigheter til å utføre arbeidet selv, ser vi etter noen som kan, og noen som vil gjøre jobben til en pris vi har råd til å betale. Selskaper fungerer på samme måte, selv om beslutningene deres kan involvere flere faktorer og beslutningstakere.
Utviklingsprosess
Men akkurat som familiene tar forskjellige beslutninger, kan selskaper komme til oppsiktsvekkende forskjellige beslutninger om outsourcing. Det er ingen mal som fungerer for alle firmaer, men det er en prosess som alle firmaer må vurdere:
realisering
I det siste har kanskje mange selskaper ikke engang visst hva outsourcing var. I dag vet de om outsourcing, men skjønner kanskje ikke hvor mange outsourcing-programmer (og outsourcing-lignende) programmer de allerede har: Kopisentre, postlokaler, fasilitetsstyring, IT og til og med deler av en juridisk avdeling. Outsourcing løser kanskje ikke alle problemer, men å lære om den forrige generasjonen av kontrakter vil identifisere nye prosjekter og gi verdifull innsikt.
Målsetting
For å lykkes med å lage et outsourcing-program, må du definere spesifikke mål, for eksempel redusere de samlede selskapskostnadene med fem prosent, fokusere på effektivitet for et enkelt sted, eller bare se på funksjoner som utføres i en forretningsenhet. Mål trenger ikke enorm detalj. Når outsourcing-opplevelsen øker, vil definisjonene endre seg.
Deltakelse
Du trenger deltakere fra mange kompetanseområder for å komme med innspill til planen, for å verifisere forutsetninger og gi ekspertvurdering. Når du går fra en generell plan til spesifikke prosjekter, vil du gjenta denne prosessen og opprette undergrupper med enda mer spesifikk kunnskap.
Identifikasjon
Nå som du har mål og eksperter for å identifisere og tolke informasjon, er det på tide å identifisere spesifikke prosjekter for outsourcing-programmet ditt. Hvert firma utvikler forskjellige kriterier og er drevet av kultur like mye som av økonomisk eller operasjonell analyse, men det er vanlige kriterier du bør se på:
- Tidligere avgjørelser: Firmaet ditt har sannsynligvis tatt tidligere beslutninger om bruk av ikke-ansatte, for eksempel vikarer eller servicekontrakter. Arbeid med anskaffelser og ditt PMO (Project Management Office) for detaljer. Se hvordan de tok opp problemene på denne listen, og samle erfaringer.
- Ekspertise: Utfører du funksjoner eller produserer produkter uten tilstrekkelig kompetanse, eller har du problemer med å beholde ledere? Har den nåværende ledelsen en plan for å løse disse problemene? Hvis ikke, kan dette være et godt outsourcing-prosjekt.
- Kvalitet: Selv om en funksjon har personer med riktige ferdigheter og erfarne ledere, kan det hende at du ikke får det servicenivået du trenger. Gjennomfører sjefen kundeundersøkelser? Hva sier kunder om produkter eller tjenester? Et gap i kvalitet eller mangel på interesse for kundeservice er et annet flagg for outsourcing.
- Koste: En eksepsjonell høy kvalitet er ikke nødvendigvis en god verdi. Hvordan kan kostnadene dine sammenlignes med konkurrentene? Produserer funksjonen månedlige rapporter: Enhetskostnader, driftskostnader, flerårige kostnadstrender? Hvis denne funksjonen ikke kan produsere disse rapportene, kan en outsourcetjeneste gi større gjennomsiktighet i operasjonene dine.
- Scale: Når du undersøker hele firmaet, vil du gjøre mange uventede funn. Behold fokus! Ett stort prosjekt er en bedre kandidat for outsourcing enn en rekke mindre prosjekter. Det eneste store prosjektet vil kreve langt færre administrasjons- og styringsressurser. Hold en omfattende liste, men velg bare kandidater som gir stor innvirkning på din første bølge av prosjekter.
- Sikkerhet: Du har nå en god ide om potensielle prosjekter. Det er på tide å filtrere dem i henhold til sikkerhetsstandarder. Sikkerhet er et sammensatt og kontroversielt tema. Ulike standarder gjelder for forskjellige bransjer, og noen firmaer er mer sikkerhetsbevisste enn konkurrentene. Forstå interne standarder og bransjestandarder, og begrens outsourcing-prosjekter i samsvar med dette. Inkluder juridiske, IT, bedriftssikkerhet, compliance (hvis det gjelder) og eventuelle "risiko" avdelinger i diskusjonene dine.
- prioritering: Hvert element over (og kanskje andre kjennetegn) må skåres, og da skal hvert prosjekt tildeles en total "outsourcing-verdi." Utvilsomt vil det være mye debatt om hvilke egenskaper som er de viktigste, hvis resultatene deres er nøyaktige, og om andre egenskaper bør vurderes. Ikke bli overrasket hvis denne prosessen varer i måneder eller til og med år.
- Kommunikasjon: Da du har prioritert potensielle prosjekter, har du holdt mange møter og snakket med mange mennesker. Forvent at disse diskusjonene skal være offentlig informasjon i avdelingene du har målrettet for outsourcing. Antag alltid at disse diskusjonene vil komme til ansattes befolkning, ofte i sanntid. Nøye gjennomtenkt bedriftskommunikasjon må være forberedt og klar. La aldri rykter bli en bedre informasjonskilde enn fakta.
Utfører
På slutten av denne prosessen har du den første outsourcing-planen. Det er mange flere trinn når du utfører denne planen: Bekrefte data, opprette underkomiteer for spesifikke prosjekter, identifisere leverandører, kjøre piloter, tildele kontrakter og så videre. Å utvikle planen din gir deg imidlertid de første og viktigste trinnene.
