Arbeidstakers kjørelengde refusjon

Innhold

• Selskaps kjørelengde refusjonspriser
• Statens ansattes refusjon
• Krav til refusjon av bilutgifter
• Andre måter arbeidsgivere kompenserer ansatte for bilutgifter
• Skattekonsekvenser for refusjon av kjørelengde
• Ubetalte bilutgifter

Ansatters refusjon for bruk av din egen bil vil variere noe fra arbeidsgiver og sektor, men de fleste organisasjoner kompenserer ansatte til omtrent den standard kjørelengden som er satt av IRS eller den privateide kjøretøyets refusjonsgrad. Satsen fastsettes hvert år av General Services Administration (GSA) basert på forskning utført av et uavhengig konsulentfirma angående løpende kostnader for å bruke et kjøretøy.

For 2020 er prisen for standard kjørelengde satt til 57,5 ​​cent per kjørt kilometer, ned fra 58 cent for 2019. Denne faste, standardprisen inkluderer kostnadene for forsikring, registrering, gass, olje og vedlikehold. For noen som driver mye for arbeid, dette kan resultere i et betydelig fradrag.

Selskaps kjørelengde refusjonspriser

De fleste arbeidsgivere vil betale tilbake til skattemyndighetene eller skattesatsen siden de kan trekke opp til det beløpet som en utgift når de leverer selvangivelsen for selskaper, selv om det er andre komplekse skatteformler som arbeidsgivere kan bruke. Når det er vanskelig å finne kvalifiserte arbeidere under økonomiske utvidelser, er det mer sannsynlig at arbeidsgivere gir konkurransedyktige refusjonssatser.

Internal Revenue Service krever at refusjonsutbetalinger utføres separat fra lønn, uten at tilbakeholdte skatter. Enkelte arbeidsgivere vil derfor behandle utgiftsbetalinger gjennom betalingssystemet for å holde dem adskilt fra lønn og for å opprettholde overholdelse av IRS-lover.

Hvis arbeidsgiveren din refunderer til eller i nærheten av GSA- eller IRS-prisen, kan du føle deg trygg på at du får en god avtale.

Statens ansattes refusjon

Statsansatte vil alltid få tilbakebetalt til nøyaktig GSA-hastigheten hvis bruk av en privateid bil er autorisert eller når ingen statlig kjøretøy er tilgjengelig.

Krav til refusjon av bilutgifter

Du må oppgi en kjørelengde, gasskvitteringer og dokumentasjon på annen tillatt utgiftskvittering relatert til bilen din. Uten detaljerte poster, kan utgiftsrapporten din bli avvist. Eller enda verre, arbeidsgiveren din kan potensielt ta disiplinære tiltak hvis han mener at kravet ditt kan være uredelig. Mange arbeidsgivere krever samtidig journalføring, akkurat som skattemyndighetene. Ikke prøv å estimere kjørelengden, da det kan være i strid med arbeidsgiverens retningslinjer.

Å holde penn og papir i bilen er en metode, om enn en kjedelig en; et bedre valg er en sporingsapp for kjørelengde som automatisk sporer turene dine i en samtidige logg som du kan skrive ut eller laste ned. Det er en effektiv måte å holde rede på kjørelengde, start- og sluttpunkter og forretningsformålet for stasjonen å inkludere i utgiftsrapporten.

Andre måter arbeidsgivere kompenserer ansatte for bilutgifter

I følge Society for Human Resource Management er dette vanlige alternativer til refusjon av kjørelengde, ettersom måter for arbeidsgivere å kompensere ansatte for utgifter til forretningsdriving er:

Flat bilgodtgjørelse.Arbeidsgivere gir ansatte en flat bilgodtgjørelse, for eksempel $ 400 per måned, for å dekke kostnadene for drivstoff, slitasje, dekk og mer.

FAVR-programmer.Arbeidsgivere refunderer ansatte under en fast og variabel sats (FAVR) refusjonsprogram, der ansatte refunderes for faste kostnader (for eksempel forsikring, skatt og registreringsavgift) og variable kjøretøykostnader (som drivstoff og vedlikehold). Refusjonene er skattefrie for ansatte dersom visse krav til regnskapsføring er oppfylt.

Skattekonsekvenser for refusjon av kjørelengde

Refusjoner for kjørelengde regnes som skattefrie utbetalinger av arbeidsgivere så lenge de er dokumentert og ikke overstiger de faktiske utgiftene dine. Arbeidsgiveren din kan imidlertid ikke direkte betale for driftskostnader som reparasjoner eller vedlikehold av bilen uten skattemessige konsekvenser. Andre utgifter som bompenger direkte knyttet til forretningstransport kan refunderes uten beskatning forutsatt at du har kvitteringer.

Noen arbeidsgivere gir en månedlig godtgjørelse for bilutgifter. Hvis ansatte er pålagt å føre uttaksregister, blir de bare beskattet for mottatt beløp utover inntektsførte utgifter. Hvis arbeidsgivere ikke trenger dokumentasjon, kan godtgjørelsen være beskattet.

Ubetalte bilutgifter

Fra og med skatteåret 2018, med implementeringen av skattekutt- og stillingsloven, er ikke arbeidstakere lenger i stand til å trekke fra ubetalte bilutgifter. I 2017 og tidligere år var disse utgiftene fradragsberettiget i den grad de oversteg 2% av justert bruttoinntekt. Så arbeidere som vil kjøre mye som en del av å utføre jobbansvaret, bør nøye evaluere selskapets refusjonspolitikk når de gjennomgår jobbtilbud.

Hvis en arbeidsgiver vanligvis ikke refunderer bilutgifter, kan du tilby å redusere lønnen i bytte mot refusjon siden refusjonen blir skjermet for beskatning hvis utgiftene dokumenteres på riktig måte. Alternativt kan du forhandle frem en høyere lønn for å gjøre rede for den ekstra skattetrykket i henhold til den nye skatteloven.

I henhold til skattemyndighetene, til tross for suspensjon av diverse spesifiserte fradrag, blir ikke fradrag for utgifter som er fradragsberettiget ved fastsettelse av justert bruttoinntekt, ikke suspendert. For eksempel betaler medlemmer av en reservekomponent i De væpnede styrker i De forente stater (væpnede styrker), statlige eller lokale myndigheter på avgiftsbasis, og visse utøvende kunstnere har rett til å trekke fradrag for ikke-refunderte reisekostnader for ansatte som en justering til den totale inntekten på linje 24 i skjema 1 i skjema 1040 - 3 - (2018), ikke som en spesifisert fradrag i plan A i skjema 1040 (2018), og kan derfor fortsette å bruke forretningsstandardens kjørelengde.

Informasjonen i denne artikkelen er ikke skatterett eller juridisk rådgivning og erstatter ikke slike råd. Statlige og føderale lover endres ofte, og informasjonen i denne artikkelen gjenspeiler kanskje ikke din egen stats lover eller de nyeste endringene i loven.