Bruke milepæler i prosjektledelse

Innhold

• Når skal jeg bruke prosjekt milepæler
• Slik ofte legger du milepæler i planen din
• Hvordan milepæler er representert på Gantt-diagrammet ditt
• Hvordan navngi milepæler
• Slik blir du meldt av milepæler
• Bruke milepæler for kommunikasjon

En av de viktigste egenskapene til et prosjekt er at det varer i en bestemt periode. Det kan være alt fra noen uker til flere år, og i noen tilfeller for store byggeprosjekter eller offentlige arbeider, flere tiår.

For å spore fremgang underveis og sikre at nøkkelleveransene oppnås i henhold til tidslinjen, bruker prosjektledere milepæler.

En prosjektmilepæl er en oppgave med en varighet på null som betyr prestasjoner i prosjektet. De brukes som en måte å vise frem bevegelse og fremgang og vise folk hva som foregår, selv om de ikke har detaljert kunnskap om oppgavene det gjelder å komme dit. I så måte er de veldig nyttige for interessenters kommunikasjon og for å stille forventninger.

Når skal jeg bruke prosjekt milepæler

Milepæler i prosjektledelse brukes til å markere:

• Starten på viktige faser av arbeidet
• Slutten på viktige faser av arbeidet
• frister
• Når en viktig beslutning tas
• Andre faste punkter i tid som trenger å ringe spesifikt

Slik ofte legger du milepæler i planen din

Et treningskurs kan anbefale å legge milepæler i planen din omtrent en gang i måneden. Dette er fint og en god tommelfingerregel, men du må bruke din profesjonelle skjønn. Noen måneder kan ha mye aktivitet der viktige møter blir markert som milepæler, beslutninger som blir tatt og nedleggelse av en fase og starten på en annen.

I andre måneder er du kanskje fokusert på henrettelse, med veldig lite, om noe, som du kan henge en milepæl på.

For rapporteringsformål er det nyttig å lage en grunn til å ha en milepæl minst en gang i hver rapporteringssyklus.

Hvordan milepæler er representert på Gantt-diagrammet ditt

Milepæler er en av komponentene i et Gantt-diagram og vises på diagrammet som en diamant. De blir ikke vist som en vanlig oppgave fordi de har en varighet på null: med andre ord, de tar ikke noe tid. For å planlegge på et Gantt-diagram, skjer de bare.

Hvis du ikke bruker Gantt-diagrammer, kan du fremdeles bruke milepæler. Her er fem alternativer til Gantt-diagrammer: du kan fremdeles integrere milepæler i planen din ved å bruke disse.

Hvis du vil holde deg personlig organisert og prosjektstyringsprogramvaren din ikke er fullt integrert i kalenderen din, kan du kopiere og lime nøkkeldatoer i dagboken din. Avhengig av hvordan du liker å jobbe, kan dette minne deg om hva som bør komme opp.

Hvordan navngi milepæler

Milepæler skal ha en klar beskrivelse av prosjektplanen din, men ikke en som tilsier at de er en oppgave. Så de skal ikke kalles ‘Få avtale om å gå over i fase 2’, men ‘fase 2 starter’. Hvis du vil reflektere innsatsen for å få enighet om å gå over til fase 2, kan du legge til en oppgave rett før milepælen for å dekke den.

Milepæler skal beskrive tidspunktet de representerer slik:

• Testfasen er fullført
• PID godkjent
• Kontrakt signert

Mange prosjektledere velger å nummerere milepælene sine for enkel referanse. Hvis du bruker en arbeidsdelingsstruktur, kan du bruke nummereringen fra den. Ellers er det greit å bruke M1, M2 og så videre for å gjøre det klart hva du viser til. En tydelig navnestruktur blir viktigere etter hvert som antall milepæler øker, så tenk på hvordan du skal gjøre dette hvis prosjektet går over flere måneder.

Slik blir du meldt av milepæler

Milepæler er en del av prosjektplanen din, så når planen er lagt til grunn, bør du vurdere milepælene dine som avmeldt.

Hvis du må endre datoene for milepælene dine, bør du bruke den vanlige endringskontrollprosedyren for å gjøre justeringer i planen din. Dette kan være like enkelt som å chatte med prosjektsponsoren din og fortelle dem hvorfor datoene må endres, eller så formelt som å sette sammen en ny anbefalt tidsplan og ta den til en planutvalg for å ha ratifisert.

Det er best å finne ut hva milepæl-avmeldingsprosessen din vil være, hvis noen, før du trenger å bruke den, slik at du ikke kaster bort tid når du må gjøre en endring.

Bruke milepæler for kommunikasjon

Milepæler er nyttige for kommunikasjon og rapportering fordi de representerer minimumskontrollpunktene i planen. Med andre ord, hvis du tok ut alle de andre oppgavene, kunne du fremdeles se hva som skjedde og holde prosjektet fremover ved å bruke bare milepælene.

Du skal kunne trekke ut milepælene og legge dem på et dashbord eller prosjektrapport. De bør fortelle historien om prosjektet til å være tilfredsstillende for å tilfredsstille menneskene du rapporterer til, normalt prosjekt sponsoren din eller en annen utøvende gruppe som styringsgruppe (eller prosjektstyret). Hver måned, eller med rapporteringsfrekvensen du bruker, kan du vise hvilke milepæler som er oppnådd.

Rapportering mot milepæler er ganske grei og blir ofte gjort som en tabell. Du viser milepælbeskrivelsen, datoen det var forfall, og deretter den nye prognosen. Når milepælen er oppnådd og kan markeres som fullstendig, legger du også inn datoen. Forhåpentligvis vil det være det samme som den forventede datoen, men prosjekter fungerer ikke alltid slik.

Et bord som dette gjør det tydelig hva som er fullført og hva som er enestående. Du kan planlegge svaret på spørsmålet, "Hvorfor har vi ikke truffet den milepælen?" før du går og møter sponsoren din eller sender rapporten.

Når prosjektplanen din er veldig lang, og du har mange milepæler, vil du finne det lettere å slippe av fullførte milepæler hver rapporteringssyklus. Rapporter bare milepælene som kommer eller fullføres den måneden: neste måned tar av alt som ble fullført forrige måned, så du ikke hele tiden legger til lengden på rapporten ved å fortelle folk om arbeid som de allerede vet er ferdig.

Milepæler er et veldig nyttig prosjektstyringsverktøy for planlegging, planlegging og rapportering, og de er enkle å bruke. Legg noen i neste prosjektplan, følg dem, så finner du ut hvordan du lærer hvilken frekvens som fungerer best for deg.

Som med alt i prosjektledelse, bruk dem fleksibelt for å levere resultatet du ønsker, ved å bruke disse tipsene og retningslinjene for å informere om dine egne beslutninger.