3 Scenarier når kommunikasjon på nettet stemmer ikke

Innhold

• Unngå å treffe send for å løse konflikter
• Unngå å treffe send når du er opprørt
• Unngå å trykke på Send for å sende dårlige nyheter

Det er så mange måter vi kommuniserer på nettet. Det er e-post, tekstmeldinger eller meldinger gjennom en av de mange appene der ute som støtter det. Men å bruke e-post eller meldinger er ikke alltid den mest effektive måten å kommunisere på.

Under visse omstendigheter bør du unngå dem. Jada, det er lett å gjemme seg bak datamaskinen din og si hva du vil si via tastaturet. Men noen ganger må du gå ut i verden og bruke stemmen din.

Her er tre situasjoner der det ville vært bedre hvis du ikke slo send.

Unngå å treffe send for å løse konflikter

Vi har alle vært en del av en e-post- eller meldingsstreng mellom to parter som prøvde å løse et problem. Noen ganger kan du være en av de to hoveddeltakerne, eller kanskje er du ganske enkelt en av mange mennesker som noen følte seg tvunget til å inkludere deg.

Ved hvert svar på e-post eller melding eskalerer problemet. Til slutt har det som kanskje var en relativt liten sak blitt mye større. Dette resulterer vanligvis i et ansikt til ansikt møte mellom de to partene så vel som en veileder eller leder for å løse konflikten.

I stedet for å bruke e-post eller meldinger for å løse konflikter, ring enten personen eller planlegg et møte ansikt til ansikt. Hvis du mottar en e-post eller melding fra noen andre som prøver å løse et problem, må du motstå fristelsen til å svare via e-post. Ta opp telefonen eller gå inn på den andre personens kontor og si: "Jeg mottok e-posten din og tenkte at det kunne være bedre hvis vi diskuterte denne situasjonen en-til-en i motsetning til via e-post. Har du noen minutter å snakke? "

Hvis e-post er det eneste alternativet, ikke kopier andre på det. Å gjøre det eskalerer problemet. Hvis du er i ferd med å motta en slik e-post, ikke trykk "svar alle". Bare svar bare til personen som sendte e-posten. Hvis du "svarer alle", skal svaret ditt si: "Jeg setter pris på at du bringer denne situasjonen under min oppmerksomhet. Jeg ringer deg om et øyeblikk for å diskutere." Dette vil varsle alle som har blitt kopiert om at du tar vare på situasjonen en-til-en.

Unngå å treffe send når du er opprørt

Etter en opprørende situasjon eller samhandling, er det vi trenger en nedkjøpsperiode. E-post og meldinger låner seg ikke til dette; det er øyeblikkelig av design. I stedet, når du har roet deg, kan du ringe eller besøke personen for å diskutere situasjonen. Hvis du er i ferd med å motta en sviende e-post, må du unngå trangen til å svare. Gi deg selv tid til å roe deg ned og deretter ringe personen og be om å diskutere ansikt til ansikt.

I fremtiden bestemmer du på forhånd at du aldri vil bruke e-post eller meldinger når du er opprørt. Gjør dette til en ikke-omsettelig pakke med deg selv.

Hvis du føler behov for å skrive noe når du er lei deg, må du skrive en melding. Ikke skriv den i e-post selv om du ikke har tenkt å sende meldingen. Du ville ikke være den første personen som ved et uhell traff "send" i stedet for "lagre" -knappen.

Unngå å trykke på Send for å sende dårlige nyheter

Ingen liker å motta dårlige nyheter og å motta dem via e-post eller en melding kan legge salt til såret. Har du noen gang sendt en klient på e-post for å fortelle dem at bestillingen deres ble forsinket?

Hvis svaret på noen av disse spørsmålene er ja, slutter du å bruke e-post eller meldinger for å kommunisere dårlige nyheter.Hvis du bruker e-post eller meldinger for å kommunisere dårlige nyheter, kan du sende meldingen om at du ikke bryr deg, eller at problemet ikke er viktig nok til å garantere din personlige oppmerksomhet. Når du bruker e-post eller meldinger for å kommunisere dårlige nyheter, har du ingen måte å bedømme personens reaksjon på. Mest sannsynlig vil folk bli skuffet eller opprørt. Hvis du ikke leverer nyhetene personlig, kan følelsen av skuffelse eskalere og skape en enda verre situasjon.

Til slutt, når du bruker e-post eller meldinger i dette scenariet, fremstår du feigt. Kunder, medarbeidere, sjefer og venner setter pris på mennesker som har mot til å kommunisere dårlige nyheter personlig.

Hvis du er usikker på om meldingen din kvalifiserer som dårlige nyheter for å spørre deg selv, "Ville jeg ønske å motta en e-post eller melding med denne typen nyheter, eller vil jeg foretrekke å få den kommunisert personlig?". Handle deretter.

Selv om det ikke er tvil om at e-post eller meldinger er et raskt og effektivt kommunikasjonsmiddel, er det ikke alltid et passende. Følg retningslinjene ovenfor og unngå å bruke e-post eller melding når det er upassende å gjøre det.