Møtehåndtering øker produktiviteten

Innhold

• Meeting Management Key - Stand PAT
• Start møtene dine i tide
• Hold møtet om emnet
• Oppbevar og distribuer møtenotater / minutter
• Bunnlinjen

Vi bruker mye av arbeidslivet vårt på møter. I mange tilfeller fører dårlig møtehåndteringspraksis til uproduktiv bruk av deltakernes tid. I en beslektet artikkel tilbyr vi veiledning for å gjøre fem vanlige møtescenarier om til produktive hendelser. Her er flere ideer som støtter styrking av nytten, produktiviteten og effekten av møter.

Meeting Management Key - Stand PAT

Noen ledere ansetter en P.A.T. tilnærming til møter, som krever a Purpose, an ENgenda, og en Timeframe. Å bevæpne deltakerne med disse kritiske kontekstpunktene foran økten sikrer at folk dukker opp forberedt på å delta og støtte den overordnede hensikten med møtet. En tydelig P.A.T. disposisjon bidrar til å sikre en produktiv økt.

Du skal kunne definere formålet med møtet i høyst 1 eller 2 setninger. "Dette møtet er for å planlegge den nye markedsføringskampanjen" eller "dette møtet er å gjennomgå skipsfartens nye policy for håndtering av retur." Hensikten er å sikre at alle vet hvorfor de er der, hva som må gjøres, og hvordan de kan lede fremgang og drive for en konklusjon.

Sett en agenda. Liste over elementene du skal gjennomgå / diskutere / inspisere. Vi liker å tilordne en tidsbegrensning til hver dagsordenpost (se nedenfor) og identifisere personen som er ansvarlig for å moderere diskusjonen. Sett en tidsramme; sette i det minste en start- og sluttid. Vi anbefaler også å sette en varighet for hvert punkt på agendaen. Disse skal være i samsvar med den overordnede møtetidsrammen.

Start møtene dine i tide

Hvis du jobber i en av disse kulturene der folk sildrer til møter helt opp til fem eller ti minutter etter den planlagte starttiden, er det på tide å starte en ny trend. Et firma oppfordrer lederne sine til å lukke døra på planlagt starttidspunkt, og de som er sent er ikke velkomne til å delta. Selv om dette kan være mer drakonisk enn du vil gjøre, bør du ikke ha noen betenkeligheter med å bringe møtet til orden, gjennomgå formålet og bekrefte forventninger og tidspunkt.

Ikke vent til striglere dukker opp. Når noen kommer sent, ikke gå tilbake og gjennomgå hva som allerede er dekket. Fortsett med møteemnene. Dette vil være vanskelig for straggleren og forbedre sjansen for at han / hun kommer i tide på neste møte.

Hvis møtearrangøren / sponsoren ikke dukker opp i tide, bør du vurdere møtet kansellert og gå tilbake på jobb. En ventetid på fem til syv minutter er rimelig. Oddsen er at møtearrangøren møtte en uventet vanskelighetsgrad og foretrekker at du ikke kaster bort tiden din på å vente på ham / henne.

Hold møtet om emnet

En god praksis er å tildele noen rollen å holde alle på sporet under møtet. For ofte drifter diskusjoner og fornedrer seg deretter til en virvel av meninger, ideer, fakta og følelser. Tildel i stedet rollen og informer alle som er til stede om at denne personen vil avbryte hvis og når diskusjonen avviker fra dagsordenen og den spesifikke diskusjonen. I noen bedrifter blir denne rollen referert til som "Traffic Cope", i andre, "Topic Keeper." Uansett etikett er rollen ekstremt nyttig for å styrke effektiviteten og produktiviteten til møtene dine.

Hvis det oppstår ytterligere temaer som er utenfor agendaen, men som er viktige å diskutere, bør disse tydelig fanges opp og plasseres på "parkeringsplassen" for fremtidig behandling og diskusjon eller for et diskret møte. Møteeieren forbeholder seg retten til å tillate en mindre divergerende diskusjon hvis den støtter det overordnede møteformålet.

Oppbevar og distribuer møtenotater / minutter

Noen, annet enn møtearrangøren, bør føre referat av møtet. En god registrering av referatet vil omfatte:

• Møtetid, dato, beliggenhet
• Beskrivelse av formålet
• Kopi av dagsorden
• Liste over deltagere og en liste over de som ikke deltok
• En detaljert oppsummering av konklusjoner, handlinger, ansvar og datoer for fullføring. Mange notatører bruker agendaen som en guide for å liste over konklusjoner og handlinger.
• Planlagt oppfølgingsmøte hvis det virkelig trengs.

Distribuer ideelt sett møteanmerkningene så snart som mulig etter avslutningen av møtet og absolutt innen en virkedag. Protokollen og notatene fungerer som en viktig påminnelse for deltakere så vel som en informasjonskilde for andre interessenter eller, for de som savnet møtet. Protokollen er et flott verktøy for å utnytte for å minne folk og team på deres engasjerte oppfølgingsaksjoner.

Bunnlinjen

Det er mulig at et møte vil resultere i et positivt resultat, bidra til å drive prosjekter og folk fremover, bare ikke stole på det. Noe aktsomhet og bevisst styrking av teknikkene dine for møthåndtering vil forbedre sjansene dine for å oppnå et godt resultat.