Hvilken informasjon lagres i medisinske journaler for ansatte?
Innhold
Den medisinske filen til den ansatte er depotet for alt som har med helse, helsegevinst, ansattes helserelaterte permisjoner å gjøre, og valg av fordeler og dekning for den ansatte. Arbeidsgiveren oppbevarer en medisinsk fil hver for seg. Innholdet i disse filene blir aldri blandet med noen annen ansattfil, for eksempel personalfilen.
Siden den medisinske filen inneholder sensitiv og konfidensiell informasjon, må den oppholde seg på et trygt, låst, utilgjengelig sted. Filskapet som inneholder medisinske filer for ansatte, bør også låses og HR-ansatte skal ha de eneste nøklene. Tilgang til medisinske filer fra ansatte er bare begrenset til personell.
Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA) krever at arbeidsgivere beskytter ansattes medisinske poster som fortrolige; legejournaler bør lagres separat og bortsett fra andre forretningsregistreringer. Lagre ikke medisinske journaler i medarbeiderens generelle personellfil.
På grunn av konfidensialiteten til informasjonen, må poster isoleres fra filer som ansatte som veiledere eller ledere kan få tilgang til. (Egentlig anbefales dette også for personalfiler generelt - gi bare HR-ansatte tilgang.)
Innholdet i medarbeidermedisinsk fil
Dette er typen elementer som bør lagres trygt borte i den ansattes medisinske fil. Hvis du er i tvil, kan du feile på siden av å beskytte medisinsk relatert informasjon til dine ansatte.
- Søknader og skjemaer om helseforsikring
- Livsforsikringssøknader og skjemaer
- Utpekt mottakerinformasjon
- Søknader om annen ansattytelse som kan kreve medisinsk informasjon som synsforsikring
- Forespørsler om betalte eller ubetalte medisinske permisjoner
- Family Medical and Leave Act (FMLA) rapporter og relaterte applikasjoner og papirer
- Lege-signert FMLA papirarbeid
- Dokumentasjon om sykdommer hos et familiemedlem eller barn som du søker om FMLA-tid for å gi kontinuerlig omsorg
- Medisinsk relatert dokumentasjon for ansatte som ikke er kvalifiserte for FMLA-fri
- Legens undersøkelser, merknader, korrespondanse og anbefalinger
- Medisinsk relaterte unnskyldninger for fravær eller forsinkelse fra lege
- Medisinske stillingsbegrensninger med dokumentasjon fra den anbefalende legen
- Rapporter om ulykker og skader, inkludert dokumenter som kreves av OSHA
- Arbeidstakers kompensasjon rapporterer om skade eller sykdom
- Enhver annen form eller dokument som inneholder privat medisinsk informasjon om en ansatt
Hvis du holder disse filene konfidensielle, vil dine ansatte stole på deg og du vil opprettholde ånden og betydningen av loven.
Vær oppmerksom på at informasjonen som er gitt, selv om den er autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet blir lest av et verdensomspennende publikum og ansettelseslover og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Søk juridisk hjelp, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale myndigheter, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er riktige for ditt sted. Denne informasjonen er til veiledning, ideer og hjelp.
