Hvordan skrive ansattes ytelsesbrev

Innhold

• Komponenter av irettesettelsesbrev
• Betydningen av signaturer
• Gi en mulighet for ansattes svar
• Eksempel på irettesettelsesbrev
• Eksempel på brev av irettesettelse nr. 1 (tekstversjon)
• Eksempel på irettesettelsesbrev 2 (tekstversjon)
• Ansattes kvittering for mottak

Irettesettelsesbrev er brev skrevet av veileder for å gi en offisiell uttalelse om et resultatproblem som en ansatt må forbedre. Irettesettelsesbrev er ofte et skritt i den formelle disiplinære tiltaksprosessen som kan resultere i ytterligere disiplinærhandling for arbeidstakeren frem til og med ansettelsesoppsigelse hvis den ansatte ikke klarer å bli bedre.

Irettesettelsesbrev er en viktig komponent i dokumentasjonen av en ansattes prestasjonsproblem for arbeidstakeren og arbeidsgiveren. Skriftlige irettesettelsesbrev angir tydelig og spesifikt ytelsen som må forbedres og konsekvensene hvis ytelsen ikke forbedres.

Disse formelle forretningsbrevene følger vanligvis etter eventuelle forsøk på muntlig coaching fra en veileder. Imidlertid kommer de ofte før en verbal korreksjon til den ansatte - kalt en verbal advarsel eller formell verbal advarsel. Alle trinn bør fokusere på ytelsesproblemet eller relaterte ytelsesproblemer.

Komponenter av irettesettelsesbrev

Effektive irettesettelsesbrev har flere komponenter til felles. De skal ha en klar uttalelse om problemet eller ytelsesproblemet som den ansatte må forbedre. Det kan oppsummere flere eksempler på måter den ansatte kan endre ytelsen sin for å oppfylle resultatforventningene. Å gi eksempler gir den ansatte et delt bilde - delt mening - rundt veilederens og bedriftens forventninger.

Hvis relevant, ta med en tidslinje som den ansattes ytelse må forbedre. Denne referansen kan være i form av en forfallsdato eller sluttdato på hvilket tidspunkt veilederen vil evaluere ansattes prestasjoner på nytt.

Forklar hvordan ikke-ytelsen påvirker ikke bare de ansattes, men arbeidsplassen og organisasjonens suksess. Gi en klar uttalelse om konsekvensene en ansatt kan forvente hvis ytelsen ikke klarer å bli bedre som beskrevet i irettesettelsesbrevet.

Betydningen av signaturer

Signatur fra veileder eller leder for den ansatte er viktig når det gjelder irettesettelser. Brevet inneholder generelt en uttalelse om at ansattes signatur representerer at de har mottatt brevet. Det indikerer ikke nødvendigvis at de er enige i innholdet. Du må være spesifikk i ordlyden slik at den ansatte forstår at de erkjenner kvitteringen og ikke gjør noe urett.

Gi en mulighet for ansattes svar

Du bør gi den ansatte en sjanse til å svare på spørsmålene som reises i irettesettelsesbrevet. Innvendingen skal være skriftlig, datert og signert av den ansatte. Den ansatte kan være enig, uenig, uttrykke motstand og så videre. Avvisninger skrevet av den ansatte er knyttet til de opprinnelige irettesettelsesbrevene.

Eksempel på irettesettelsesbrev

Dette er et eksempel på et irettesettelsesbrev. Last ned irettesettelsesmalen (kompatibel med Google Dokumenter og Word Online) eller se nedenfor for flere eksempler.

Eksempel på brev av irettesettelse nr. 1 (tekstversjon)

Til: Jeffery Jones

Fra: George Peterson

Dato: 1. september 2018

Re: Letter of Reprimand

Dette er et formelt irettesettelsesbrev for å varsle deg om at resultatene dine ikke oppfyller forventede nivåer av bidrag. I jobben din som teknisk ekspert for kundestøtte ble jobbforventningene utviklet av hele gruppen teknisk supporteksperter og deres leder. Dette betyr at de er den aksepterte standarden for hver teknisk supportekspertes ytelse.

Du klarer ikke å prestere på følgende måter.

• Antallet kunder som du betjener i løpet av en uke er 30% under standarden som resten av teknisk supportekspertene oppfyller.
• Vanskelighetsgraden for problemene du velger å svare på er 40% under standarden som resten av personalet oppnår.
• Hvor lang tid kundene bruker på telefonen med deg, overskrider resten av personalet med 25%.

Som du kan se, lykkes det ikke i de tre viktigste resultatmålingene for jobben din. Veilederen din har snakket med deg flere ganger, og du har fått ytterligere opplæring. Følgelig tror vi at du ikke er villig til å prestere. Dette påvirker arbeidsmengden til resten av teknisk stab.

Vi må se en øyeblikkelig forbedring på alle de tre resultatområdene eller ytterligere disiplinære tiltak frem til og med ansettelsesoppsigelse vil skje. Vi har tro på at du kan forbedre deg. Vi må se øyeblikkelig forbedring.

George Peterson, veileder

Marian Demark, personalsjef

Eksempel på irettesettelsesbrev 2 (tekstversjon)

Til: Linda Rodriguez

Fra: Mary Wilmont

Dato: 1. september 2018

Re: Letter of Reprimand

Formålet med dette irettesettelsesbrevet er å gi deg et varsel formelt om at ditt oppmøte påvirker din evne til å fullføre jobben din. Mens lønnede, unntatte ansatte ikke er pålagt å jobbe spesifikke timer, er en førti timers arbeidsuke standard og forventet.

Du har ikke klart å dukke opp på jobb minst en dag i uken siden du begynte på den nye jobben din, og jobber bare trettito timer i uken. Lederen din har informert deg om tilgjengeligheten av FMLA-fri for personlige eller familiemedisinske problemer. Han har også spurt deg om du trenger et overnattingssted slik at du effektivt kan utføre jobben din.

Han har foreslått at du besøker personalavdelingen for å diskutere disse problemene og ditt oppmøte. Du har nektet alle de tre mulighetene vi tilbyr for å hjelpe deg med å forbedre denne dårlige ytelsen.

Realiteten er at du ikke kan utføre jobben din på mindre enn førti timer. Du mangler frister for arbeidsoppgavene dine, og at forsinkelsen påvirker arbeidet til dine kolleger i markedsavdelingen. De mangler fristene som et resultat av at du ikke har prestert.

I tillegg legger det uferdige arbeidet ditt når du blir tildelt kollegene dine arbeidsmengden i overbelastning siden de allerede har jobber som krever førti timers arbeid i uken. Dette er urettferdig, og vi tåler ikke disse negative virkningene på arbeidsplassen fra nå.

Vi må se en øyeblikkelig forbedring i oppmøtet ditt, eller vi avslutter ansettelsen. Dette betyr at du må delta på jobb fem dager i uken. Hvis du ikke klarer å delta på jobb fem dager i uken, kan du ikke oppfylle målene du har vært ansatt for.

Våre standard betalte avspaseringspolicyer gir deg seks betalte sykedager og to personlige permisjonsdager som du må bruke over et år. Du må søke om feriedager i forveien.

Du har allerede brukt fire av sykedagene dine og alle dine personlige dager med nåværende fravær. Vi planlegger ikke å gi deg mer tid. Dette etterlater deg bare to sykedager og din betalte ferietid som du må be om på forhånd.

Hvis du har fravær over din tilgjengelige betalte fri, avslutter vi ansettelsen. Vi håper at du forstår hvor nær du er å miste jobben. Du vil ikke motta flere advarsler.

hilsen,

Mary Wilmont, sjef

Thomas Credence, personaldirektør

Ansattes kvittering for mottak

Det er viktig å lage et papirspor om ansattes irettesettelse. Denne prosessen gir mulighet for å bevise at den ansatte fikk tilstrekkelig varsel om problemer og trinn - for eksempel rådgivning - ble tatt for å avhjelpe situasjonen.

En enkel kvittering for kvittering for veiledning tydeliggjør at den ansatte mottok en irettesettelse.