Få svar på intervjuspørsmål om håndtering av samtalevolum

Innhold

• Eksempler på de beste svarene
• Å komponere svarene dine om telefonsystemer
• Hvilket telefonsystem bruker jobben?
• Hvilke telefonsystemer har du brukt?
• Hvilke telefonferdigheter har du brukt?
• Kundeservicetelefonferdighetene du har brukt

Når du søker på en administrativ, resepsjonist eller annen kontorstilling, vil et typisk spørsmål om jobbintervju være "Er du komfortabel med å bruke et telefonsystem med flere linjer og håndtere et stort volum av telefonsamtaler?"

Det er klart du vil uttrykke at du er komfortabel med flere telefonlinjer. Det er enklere hvis du har håndtert høye samtalevolum tidligere, men selv om du ikke har hatt den erfaringen, kan du fortsatt svare på spørsmålet på en trygg måte.

Eksempler på de beste svarene

Her er eksempler på intervjusvar som du kan redigere for å passe til dine personlige erfaringer og bakgrunn:

• Ja, jeg er komfortabel med å bruke flere telefonlinjer med høyt samtalevolum og har gjort det tidligere. Jeg er i stand til å holde samtalene atskilt og ta opp klientene på en vennlig og effektiv måte.
• Jeg har ikke håndtert flere telefonlinjer direkte, men jeg forstår viktigheten av å være høflig og effektiv, og jeg er en rask lærer.
• Jeg forstår at telefonkontakt ofte er det første samspillet som en kunde har med selskapet, og førsteinntrykket er ekstremt viktig. Det er viktig å alltid opprettholde en vennlig og profesjonell måte på telefonen.

Å komponere svarene dine om telefonsystemer

Begynn med å undersøke stillingsbeskrivelsen for stillingen du har søkt på, og match kvalifikasjonene dine til jobben. Er det i stand til å levere høyt volum ringer en hvis kravene? I så fall kan du være sikker på at intervjueren vil spørre om din evne til å håndtere alle disse anropene. Selv om kravene ikke eksplisitt angir muligheten for å håndtere et stort antall telefonsamtaler, kan du satse på at det uansett vil komme opp under intervjuet.

Se på nåværende og tidligere jobber og lag en liste over telefonsystemene du har brukt. Tenk også på ubetalte jobber eller frivillige jobber, studentjobber og opplæringsjobber du hadde der du svarte på telefonen. Det kan være lurt å lage notater om telefonene for hvert element på CVen for å hjelpe deg med intervjusvarene.

Hvilket telefonsystem bruker jobben?

Det kan være lurt å gjøre litt research før intervjuet for å se hvilket telefonsystem som brukes på kontoret. Det kan hjelpe deg med å forberede deg på et svar på spørsmålet. Hvis du ikke har brukt det bestemte systemet, bør det at du utforsket hvordan det fungerer fortsatt gjøre et godt inntrykk på intervjueren.

Men hvordan vet du hvilket system de bruker? Du kan spørre personen som setter opp intervjuet med deg. Du bør også legge merke til hvilke telefoner som brukes når du kommer til intervjuet (hvis du kan se dem). Vær oppmerksom på hvordan telefonen blir besvart hvis du ringer for å bekrefte intervjuet tid og sted, som vil gi deg innsikt i hva som vil forventes.

Her er en liste over spørsmål du kan forvente å bli stilt om dine erfaringer med telefonsystemer:

Hvilke telefonsystemer har du brukt?

Det er flere systemer, og du husker kanskje ikke hvilke du brukte. Du kan kontakte dine tidligere arbeidsgivere eller kolleger og spørre. Forvent å bli stilt noen av følgende spørsmål:

• Hvilke merker var de?
• Hvilke modeller av telefoner har du brukt?
• Hvor mange telefonlinjer taklet du på hver?
• Hva var det vanlige samtalevolumet hver dag?
• Hvor ofte hadde du mer enn en innringer på en gang?
• Brukte du et headset?
• Brukte du en høyttalertelefon?
• Brukte du et konferansetelefonsystem?
• Brukte du et videotelefonsystem?

Hvilke telefonferdigheter har du brukt?

Det kan være lurt å ta opp CVen for å inkludere noen av disse ferdighetene, hvis du har dem. I tillegg kan intervjueren spørre om disse ferdighetene:

• Plasser innringere på vent
• Screening etterlyser veileder
• Ringe for veileder
• Overføre og videresende samtaler
• Konferansesamtaler - sette dem opp, plassere dem, administrere dem, delta i dem
• Taleposthåndtering
• Tar meldinger

Kundeservicetelefonferdighetene du har brukt

Håndtering av et høyt volum av samtaler inkluderer mer enn å trykke på høyre knapper. Du må uttrykke hvor godt du kan håndtere innringere også. Tenk på disse kundeserviceferdighetene før du går inn i intervjuet:

• Håndterer sinte eller frustrerte innringere
• Frontline-telefonsvarer for et stort kontor og overfører innringere til de tiltenkte kontaktene
• Bruke passende forretningsmetoder og språk på telefon
• Høflig og respektfull håndtering av samtaler til og fra ledere og klienter på høyere nivå