Slik organiserer du papirene
Innhold
- Starter
- Samle dokumentene dine
- Kategoriser
- Separate vitale dokumenter
- Dupliser lommeboken
- Lag et enkelt arkiveringssystem
- Løpende vedlikehold
De fleste tenker ikke på et viktig dokument før de trenger det. Hvis papirene dine er spredt overalt, og du ikke har et sentralt organisasjonssystem på hjemmekontoret, kan du kaste bort mye tid og energi på å søke etter ting. Du kan til og med miste noe.
Starter
Med noen få enkle trinn kan du organisere viktige papirdokumenter: Du trenger et lite arkivskap med to skuffer eller en bærbar hengefilkasse, hengende filer i seks forskjellige farger, manila tredjeklippsmapper, topp-kategorien mapper og en valgfri brannsikker safe. Eller du kan kjøpe et stort bindemiddel og fanebil. Nå er du klar til å starte.
Samle dokumentene dine
Før du kan organisere alle viktige dokumenter, må du finne dem. Noen ganger er det lettere sagt enn gjort. Sjekk hjemmekontorskuffene og papirene som er stablet på skrivebordet eller bordet ditt. Sjekk papirhaugene som er rotete på kjøkkenbenkene dine, i tillegg til kjøkkenskuffer og kurver. Se på soverommet din og nattbordet. Sist, men ikke minst, sjekk vesken eller kofferten for viktige dokumenter du tilfeldigvis har med deg.
Kategoriser
De viktigste dokumentene faller inn i en av de følgende seks kategoriene. Sorter alle samlet dokumenter slik:
- Hjem og eiendom poster: Pantelån, eiendomsmegling, boligforbedringsprosjekter og kvitteringer, apparathåndbøker og garantier, informasjon om eiendomsskatt, boligforsikring og håndbøker
- Auto poster: Titler, vedlikeholdsregister, forsikringer og informasjon, låninformasjon og betalingsregister
- Helsejournaler: forsikringspolicyer, manualer for helseforsikringsfordeler, forklaring av medisinske fordeler, legeregninger, reseptlister, fleksibel informasjon om utgiftskontoer, medisinske kvitteringer, medisinske direktiver, livsforsikring
- Finansielle poster: Kontoutskrifter, selvangivelser, skattefradragsregister, investeringsregister, låneregister, kredittkortoppgaver
- Elektroniske poster: Mobiltelefon kontrakter og manualer for utstyr; salgskvitteringer og garantier for datamaskiner, bærbare datamaskiner og nettbrett; kabel- og internettplaner og regninger; kvittering og manual for trådløs ruter
- Personlige poster: Fødselsattest, vigselsattest, skilsmisseattest, forvaringspapirer, informasjon om personnummer, immuniseringsjournaler, pass, militærtjenestejournaler, dåps- og bekreftelsesjournaler, testamenter, begravelsesplan og informasjon om gravsted. Du bør ha disse for hvert familiemedlem. Hvis du har kjæledyr, kan du også ta med viktige dokumenter som veterinær- og vaksininformasjon i denne kategorien.
Separate vitale dokumenter
De fleste av viktige dokumenter kan lagres i et vanlig arkivskap eller en bærbar hengende arkivboks. Noen bør imidlertid oppbevares i et brannsikkert safe eller i et lagringsalternativ på stedet, for eksempel et safe.
Vitaldokumenter er dokumenter som ville være veldig vanskelig eller tidkrevende å erstatte. De kan inneholde sensitiv personlig informasjon som kan bli kompromittert av identitetstyver hvis de blir stjålet. I mellomtiden, hvis hjemmet ditt ble ødelagt av brann eller flom, vil du at disse viktige dokumentene skal forbli intakte.
For de fleste vil følgende dokumenter bli ansett som viktige: Informasjon om trygdesikkerhet, fødselsattester, forsikringspoliser og agentens kontaktinformasjon, testamenter, eiendoms gjerninger, biltittler, pass og enhver kontrakt eller avtale som krevde en original signatur.
Lag en hovedliste over alle viktige dokumenter du plasserer i brannsikker safe eller i et lagringsalternativ på stedet.
Dupliser lommeboken
De fleste av oss har kritisk informasjon i lommeboken vår hver dag og ville være alvorlige ulemper hvis den ble tapt eller stjålet.
Lag kopier av førerkortet ditt, organdonorkort, helseforsikringskort (er), medlemskort for treningsstudioet, biblioteket, dagligvarebutikklojalitetsprogrammer, lagerklubber osv., Og, aller viktigst, alle kreditt- og debetkort (kopier foran og tilbake). Oppbevar disse kopiene med andre viktige papirdokumenter.
Lag et enkelt arkiveringssystem
Jo enklere arkiveringssystem, desto mer sannsynlig er det at du bruker det på en jevn basis. Ta hver kategori av viktige dokumenter og tildel det en hengende filfarge:
- Hjem og eiendom poster
- Auto Records
- Helsejournaler
- Økonomiske poster
- Elektroniske poster
- Personlige poster
Legg til riktig antall hengende filer i arkiveringssystemet for antall dokumenter du har i hver kategori.
Bruk manila-mappene og lag en mappe for hvert enkelt dokument i hver kategori. Plasser mappene i den passende fargede hengefilseksjonen.
Hvis du har kjøpt et stort tre-ring permer og fanearter, merker du kategoriene med de samme postnavnene, hull hull i alle dokumenter og organiser dem. Hvis papirene ikke kan hulles, plasserer du dem i en mappe og huller mappen i stedet.
Hvis papirer ikke er din greie, kan dette være et frigjørende øyeblikk. Du kan skanne alle disse dokumentene, lagre dem på en harddisk og deretter makulere originalene.
Men bruk ditt eget skjønn ettersom noen papirer er bedre lagret. Oppbevar originaler fra alle viktige dokumenter. Bruk din beste dømmekraft overfor de andre. De fleste finansinstitusjoner er glade når du blir papirløs.
Løpende vedlikehold
Når viktige artikler er organisert, kan du holde dem slik. Når du betaler regningene dine, kan du arkivere nye dokumenter i den aktuelle delen av arkiveringssystemet. På samme tid kan du se etter dokumenter du fjernet fra systemet i løpet av måneden som fremdeles kan være utenfor arkiveringssystemet. Registrer dem på nytt. Gjennomgå dokumentene i arkiveringssystemet minst to ganger i året for å se om noen kan renses. En god timeplan å følge er på det første av kalenderåret og på slutten av hvert skoleår.
Med litt innsats kan du høste langsiktige fordeler og spare tid ved å organisere viktige papirdokumenter.
