Slik formaterer du en profesjonell e-postmelding

Innhold

Emnefeltet
hilsen
Meldingens kropp
Formater e-postmeldingen
Inkluder en e-postsignatur
Ikke glem vedlegg
E-postmeldingsmal
E-postmeldingsmal
Eksempel på profesjonell e-postmelding (bare tekst)

Når du sender en forespørsel om en jobb eller søker om en jobb, er det viktig å formatere e-posten din så profesjonelt som du gjør i andre forretningsbrev. Tross alt mottar alle — rekrutterere og ansettelsesledere inkludert — mye e-post. Forsikre deg om at e-postene dine skiller seg ut på grunn av innholdet, og ikke på grunn av slurvete feil, dårlig formatering eller altfor tilfeldig språk.

Bruk en lesbar skrift i en størrelse på 10 eller 12 poeng i e-postene dine. Send jobbsøkingsrelaterte e-postmeldinger fra en profesjonell e-postadresse - ideelt sett bør e-postadressen din bare inneholde en kombinasjon av for- og etternavn eller fornavn og etternavn. Her er hva du skal inkludere når du sender jobbsøkekorrespondanse og e-postmeldingsformatet du bør bruke når du sender ansettelsesrelaterte e-postmeldinger.

Emnefeltet

Ikke glem å ta med en emnelinje i e-posten din.

Hvis du glemmer å ta med en, vil meldingen sannsynligvis ikke en gang bli åpnet. Bruk emnelinjen for å oppsummere hvorfor du sender e-post. Noen eksempler på sterke faglinjer:

Søknad om markedsfører - Jane Smith
Informasjonsintervjuanmodning
Takk - Marketing Associate Interview
Henvist av [Personnavn] for [Informasjonsintervju, Diskuter XYZ osv.]

hilsen

Hvis du har en kontaktperson, adresser du e-posten din til Dear Mr./Ms. Etternavn. Finn om mulig ansettelsessjefens navn. Denne informasjonen er noen ganger inkludert i stillingsoppføringen. Hvis ikke, bruk nettsteder som LinkedIn for å finne kontaktpersonen, eller sjekk selskapets hjemmeside for informasjon.

Hvis det er et kontaktnummer, kan du også ringe selskapets resepsjon og se om resepsjonisten kan gi informasjon.

Sjekk ditt eget nettverk også: Kjenner du noen som jobber i selskapet og kanskje kan dele mer informasjon?

Hvis du ikke har navnet på kontaktpersonen, må du bare sende e-posten din til Dear Hiring Manager. Et annet alternativ er å ikke inkludere en hilsen og bare begynne med første ledd i meldingen.

Meldingens kropp

Kopier og lim inn følgebrevet i e-postmeldingen, eller skriv følgebrevet i en e-postmelding. Hvis stillingsannonsen ber deg om å sende CV-en din som et vedlegg, kan du sende CV-en din som en PDF- eller Word-dokument. Når du spør om tilgjengelige stillinger eller nettverk, må du være klar over hvorfor du skriver og formålet med e-postmeldingen.

Formater e-postmeldingen

E-postmeldingen din skal være formatert som et typisk forretningsbrev, med mellomrom mellom avsnitt og uten skrivefeil eller grammatiske feil. Ikke ta feil på lengden for kvalitet - hold e-posten din kort og presis. Unngå altfor kompliserte eller lange setninger. Gjør det enkelt for e-postmottakere å raskt skanne gjennom e-posten din og vite hvorfor du e-post.

Korrekturles den, akkurat som om du vil ha noen annen korrespondanse. Hvis du virkelig er opptatt av skrivefeil, kan du vurdere å skrive ut e-postutkastet. Ofte er det lettere å fange skrivefeil og grammatiske feil på en papirkopi enn når du vurderer på en skjerm. Se gjennom e-postmalen og prøv e-postmeldingen nedenfor for å se hvordan meldingen din skal se ut.

Inkluder en e-postsignatur

Det er viktig å opprette en e-postsignatur og inkludere signaturen din i hver melding du sender. Inkluder ditt fulle navn, e-postadressen og telefonnummeret ditt i e-postsignaturen, slik at ansettelsesansvarlig på et øyeblikk kan se hvordan du kontakter deg. Du kan også inkludere en lenke til LinkedIn-profilsiden eller nettstedet ditt, slik at rekrutterere og ansettelsesledere enkelt kan finne ut mer informasjon om deg.

Ikke glem vedlegg

Å sende en e-post for jobbsøking innebærer ofte å legge ved filer, en CV, portefølje eller annet eksempelarbeid. Sørg for å dobbeltsjekke at du har lagt ved alle filene som er nevnt i e-posten din før du trykker på "send" -knappen.

E-postmeldingsmal

Følgende e-postmeldingsmal viser informasjonen du trenger å inkludere i e-postmeldingene du sender når du søker jobb. Bruk malen som retningslinje for å lage tilpassede e-postmeldinger som du kan sende til arbeidsgivere og tilkoblinger.

E-postmeldingsmal

Emnelinje for e-postmelding: Butikksjefsposisjon - Ditt navn

Tiltale:

Kjære Mr./Ms. Etternavn eller kjære ansettelsesleder:

Første ledd:

Første ledd i brevet ditt bør inneholde informasjon om hvorfor du skriver. Vær tydelig og direkte - hvis du søker på en jobb, kan du nevne stillingen. Hvis du vil ha et informasjonssamtale, må du oppgi det i åpningssetningene.

Midterste ledd:

Den neste delen av e-postmeldingen din skal beskrive hva du har å tilby arbeidsgiveren, eller hvis du skriver for å be om hjelp, hvilken type hjelp du søker.

Avsluttende avsnitt:

Avslutt følgebrevet ved å takke arbeidsgiveren for at han vurderte deg for stillingen eller forbindelsen din for å hjelpe deg med jobbsøkingen.

E-postunderskrift:

Fornavn Etternavn

Epostadresse

telefon

LinkedIn-profil (valgfritt)

Eksempel på profesjonell e-postmelding (bare tekst)

Emne: Adjunct Fakultetsstillingssøk - Ditt navn

Kjære Mr./Ms./Dr. Etternavn,

Jeg skriver i dag for å spørre om muligheten for å søke stilling som lærerassistent ved ditt universitet. I sommer skal jeg flytte til ditt område. Jeg fikk navnet ditt av Dr. Nelson som var en av mine professorer ved University of Northern Realms.

Jeg har en mastergrad i urfolksstudier fra University of Northern Realms, og jeg hjalp til med flere klasser mens jeg avsluttet graden.

I tillegg er jeg interessert i å lære mer om doktorgraden din. program i Nordamerikansk historie. Kanskje vi kan planlegge et møte slik at jeg kan lære mer om programmet.

Jeg har lagt til CVen for din gjennomgang. Takk for tiden din, og jeg håper å høre fra deg snart.

Fornavn Etternavn
Epostadresse
telefon
LinkedIn-profil (valgfritt)