Hvordan effektivt fakturere tid som advokat

Innhold

• Utfør detaljerte faktureringsbeskrivelser
• Unngå å blokkere fakturering
• Registrer tid omgående
• Husk publikum
• Gjør deg kjent med faktureringsregler for klienter

Sporing og faktureringstid til klienter er en viktig del av arbeidet i et advokatfirma. Partnere, tilknyttede selskaper, paralegals, personalet for rettssaker og andre tidtakere fakturerer tiden sin i seks, ti eller femten minutters trinn, avhengig av fast policy og klientdirektiver. Hvis du ikke klarer å fakturere tiden din, kan ikke firmaet fakturere klienten, og firmaet får ikke betalt. Så å vite hvordan du fakturerer tid i et advokatfirma er viktig for din og firmaets suksess.

Når advokatgebyrene øker, har klientene blitt mer kostnadsbevisste og teknologiske. Følgelig undersøker klienter juridiske regninger nærmere og bruker en rekke databaseapplikasjoner for å sortere og analysere faktureringsdata elektronisk. En økende trend mot e-fakturering (elektroniske fakturaer) har utsatt juridiske fakturaer for økt kontroll, forhandling og tvist.

Uansett om du er ny på faktureringstid eller en veteran-tidsholder, kan tipsene nedenfor hjelpe deg med å lage raske, nøyaktige og presise tidsoppføringer.

Utfør detaljerte faktureringsbeskrivelser

Detaljerte oppgavebeskrivelser er en grunnleggende komponent i en godt utarbeidet faktura. Det er viktig at beskrivelsen av din innsats inneholder tilstrekkelig detaljer til at anmelderen kan måle oppgavens art og fortjeneste.

Det kan være vanskelig å få den rette balansen mellom kortfattethet og detaljer. En oppgavebeskrivelse som er for lang og ordlig øker tvetydigheten og utvanner forståelsen. En beskrivelse som er for kort gjør det vanskelig å vurdere hensiktsmessigheten av oppgaven som er utført og tiden som ble brukt. For eksempel perfunctory setninger som "filgjennomgang;" “Prøveforberedelse” og “dokumentgjennomgang” gjør lite for å fortelle historien om hva du gjorde og hvorfor du engasjerte deg i en bestemt oppgave. I stedet for "dokumentgjennomgang", er en bedre og mer presis beskrivelse "Gjennomgang av saksøkerens andre sett med avhør."

Unngå å blokkere fakturering

Blokkfakturering er praksisen med å føre en gruppe oppgaver i en blokkoppsummering under en enkelt oppføring. For eksempel: “Utkast til avhør av forespørsler; telefonkonferanse med Dr. Brown re: ekspertrapport; oppsummere deponering av Mr. Smith; gjennomgå og revidere korrespondanse til motstridende råd. 7,3 timer. "

Klienter kjenner igjen fakturering som en strategi for å skjule ineffektivitet. Dessuten tillater mange domstoler ikke blokkering av fakturering fordi det hindrer effektiv refusjon av advokatsalær etter en dom. En mer effektiv måte å fakturere på er å spesifisere hver uavhengig aktivitet og den tilhørende tiden.

Registrer tid omgående

Det er den beste måten å sikre nøyaktighet å registrere tiden din umiddelbart etter at du har fullført en oppgave. Å forsøke å rekonstruere en dags aktiviteter (eller en ukes eller måneds) aktiviteter etter det, er vanskelig og oppmuntrer til "padding", som er praksis for å blåse opp faktisk tidsbruk til en oppgave for å fylle ut huller med uberettiget tid.

Du kan synes det er upraktisk å legge inn hver oppgave i timekeeping-programvaren i det øyeblikket du fullfører den. Derfor er det lurt å utvikle et system for opptakstid som oppmuntrer til hurtig tidtaking. Noen tidtakere dikterer hver oppgave rett etter at de har utført den og får den transkribert på slutten av dagen. Andre synes det er lettere å føre en tidsnotisbok, registrere hver oppgave for hånd og deretter gå inn i den, eller å ha en sekretær inn i den, på slutten av dagen, uken eller faktureringsperioden.

Husk publikum

Som ethvert dokument du forbereder for en annens gjennomgang, er det viktig å ha publikum i tankene når du spiller inn tidsoppføringer. Det kan hende du kjenner den enkelte som vurderer regningene dine, for eksempel den interne advokaten som er tilordnet filen. Forstå imidlertid at anmeldelsen kanskje ikke slutter der. I mange tilfeller behandles en faktura av en rekke individer på forskjellige nivåer i og utenfor selskapet, inkludert juridiske fagpersoner, regnskapsførere hos klientforetaket og tredjepartsrevisorer. Når du registrerer tiden din, er det best å unngå forkortelser, slang og kompleks sjargong. Bruk kortfattet juridisk terminologi, men husk at timelistene dine kan bli vurdert av personer som ikke er opplært i loven.

Gjør deg kjent med faktureringsregler for klienter

Hver klient har sine egne faktureringsprinsipper og prosedyrer. Disse retningslinjene er ofte inneholdt i klientens oppbevarings- eller engasjementsbrev. Disse fakturapolitikkene kan angi bemanningsbegrensninger, budsjettretningslinjer, utbetalingspolitikk og spesifikke retningslinjer for tidtaking. Ved å bli klar over grunnreglene fra begynnelsen av, kan du på en mer ansvarlig redegjøre for tiden din og oppfylle kundens forventninger.

Bedriftskunder bruker økt bruk av oppgavebasert fakturering. Oppgavebasert fakturering sporer et firmas fakturering etter prosedyreoppgave. Hver materiell aktivitet tildeles en datakode som er forhåndsvalgt av klienten. Den kodede fakturaen blir deretter elektronisk sortert og analysert, noe som tillater en grundig analyse av en faktura. En del av å sette seg inn i kundefaktureringspolitikken er å lære og anvende mylderet av spesialiserte oppgavebaserte fakturakoder som er unike for hver klient.